 Hoe vaak heb je al iemands slaapkamer of washok in zitten staren, op zoek naar dingen die eigenlijk niet in beeld zouden mogen? Vaak, waarschijnlijk. En waarschijnlijk heb je dan ook niet meer gehoord wat iemand aan het vertellen was (...) >| Je leest dit artikel in 3:00 minuten Verbale en non-verbale communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbondenNon-verbale communicatie vind ik een ongekend belangrijk onderdeel van contact tussen mensen en ik ben me als facilitator en trainer altijd bewust van mijn eigen non-verbale signalen en die van anderen. Want; impact op anderen ontstaat niet alleen uit wat je zegt, maar ook sprakeloos. Niemand kan exact de rol van non-verbale communicatie duiden, ook al zijn er hardnekkig veel mensen die zeggen dat '93% van al onze communicatie non-verbaal is'. Dat is alleen nooit aangetoond en klinkt dus als onzin. Zelf zie ik verbale en non-verbale communicatie ook veel meer als onlosmakelijk met elkaar verbonden, dan dat de één sterker of minder sterk werkt dan de ander. Misschien overbodig, maar als ik het over 'non-verbale communicatie' heb bedoel ik natuurlijk de signalen die ontstaan uit lichaamstaal, 'tone-of-voice' en gezichtsuitdrukkingen. In ieder geval etaleert het een schat aan informatie en is het aannemelijk dat non-verbale signalen een rol spelen in het bouwen aan vertrouwen tussen mensen. Maar; hoe werkt dat dan in virtuele overleggen? Als je elkaar niet 'echt' kunt zien? Lees verder en scroll door mijn 7 tips. En kijk ook eens of mijn enorm praktijkgerichte training in non-verbale communicatie iets voor jou is. 7 tips voor jouw non-verbale communicatie in videocalls en virtuele overleggenVirtueel overleggen is inmiddels een essentieel onderdeel van onze werkdag en daarmee van moderne communicatie, zou je kunnen zeggen. Digitale communicatie-tools zoals Zoom, Microsoft Teams, WebEx en Google Meet worden overal gebruikt. Maar; als 'echt' persoonlijk contact afwezig is kan het lastiger zijn om emoties over te brengen en elkaar goed te zien. Er zit immers een scherm tussen. In de praktijk kan dat dan ook wel eens leiden tot misverstanden en miscommunicatie. Daar is van alles over te zeggen. Maar laten we het praktisch houden. Hieronder geef ik je 7 tips waarmee je het meeste uit je non-verbale communicatie kunt halen in online meetings: 1. Wees je bewust van je virtuele non-verbale communicatie Je lichaamstaal kan dus best wat impact hebben op de manier waarop anderen je zien en op de effectiviteit van de boodschap die je wil overbrengen. De eerste stap is dat je je daar bewust van bent. Weet dat non-verbale signalen een rol spelen als je online vergadert. Start eens een videovergadering met alleen jezelf. Kijk naar jezelf. Wat valt je op? Alvast een paar simpele praktische tips: zit rechtop, houd oogcontact en gebruik handgebaren om je punt te ondersteunen. En let op dat je niet met je haar gaat zitten spelen of een pen klikt. Dat leidt alleen maar af. 2. Gebruik je gezichtsuitdrukkingen en lees die van anderen Met je gezichtsuitdrukkingen zeg je van alles. Let de komende tijd maar eens op als je in een virtuele vergadering zit met een groepje collega's. Hoe kijken ze? En hoe komt dat op jou over? Ga er vervolgens ook zelf mee oefenen. Glimlach en laat ook met je gezicht zien dat je luistert en geïnteresseerd bent in wat er gezegd wordt. Van belang is dan wel dat anderen je goed kunnen zien. Dus; investeer in een externe webcam en vertrouw niet langer op de webcam die in je laptop gebouwd zit. Je gaat winnen op beeldkwaliteit. 3. Let op je tone-of-voice en varieer Leef je even in. De inhoud van van Bert zijn presentatie is eigenlijk best interessant, maar hij vertelt het hele verhaal op dezelfde toon. Geen opbouw, geen afbouw, hetzelfde volume. Tsja, hoe interessant ook, het wordt dan lastig om je aandacht erbij te houden. Draai het even om: dat geldt dus ook als je zelf aan het woord bent. Natuurlijk heb je ervoor gezorgd dat je microfoon aanstaat (en een goede kwaliteit geluid heeft!) - en vervolgens zorg je ervoor dat je duidelijk en met zelfvertrouwen praat en je toonhoogte afwisselt. Las ook af en toe een pauze in. Dan kunnen je collega's in de call ook even op adem komen. 4. Kies je kleding bewust Net als bij een face-to-face ontmoeting heeft de kleding die je draagt impact op de indruk die je achterlaat bij anderen. Dus; kies je kleding bewust. Geen tips over wat je dan aan moet trekken en wat niet; want dat mag je zelf weten. Zolang je er maar even bij hebt stilgestaan. Ok, één tip dan: een witte trui als je voor een witte muur zit? Niet doen. Je valt weg en je webcam heeft het moeilijk om het juiste contrast te vinden. 5. Gebruik visuele ondersteuning en wissel vooral ook af Ga je iets presenteren? Dan weet je nu dat je je bewust kunt zijn van je non-verbale communicatie. Misschien ga je wel staan (of je zit op z'n minst rechtop), je houdt oogcontact door richting je camera te kijken (sleep je vensters dus slim over je beeldschermen!) en je varieert in je stemgebruik. Maar; er mist nog iets. Klopt: dat is visuele afwisseling. Je houdt je collega's scherp door ze niet alleen naar jou te laten kijken, maar ook af en toe een beeld te laten zien. Gebruik een virtueel whiteboard. Let op: de tip is hier dus niet om zodra het kan je scherm te delen en 55 minuten lang je PowerPoint in beeld te houden. Je collega's zien jou dan namelijk voortdurend als hééél klein vakje onderin beeld. Je snapt: alle tips die je net hebt gelezen hebben dan weinig zin. Afwisseling dus, daar gaat het om. En daarin ben jij als persoon onmisbaar. 6. Denk aan je achtergrond! Hoe vaak heb je al iemands slaapkamer of washok in staan staren, op zoek naar dingen die eigenlijk niet in beeld zouden mogen? Vaak, waarschijnlijk. En waarschijnlijk heb je dan ook niet meer gehoord wat iemand aan het vertellen was. Kun je niks aan doen, want zo gaat dat nu eenmaal. Tip 6 is dus: wees je bewust van je achtergrond. Zorg ervoor dat je collega's een neutrale, opgeruimde omgeving zien. En ja dat is beter dan het 'blurren' van je achtergrond. Dat vertraagt namelijk je verbinding én de enige vraag die mensen nog bezig houdt is: 'wat zou er geblurd zijn?' En dat betekent ... afleiding. 7. En ja hoor daar issie: test je techniek Er zijn weinig dingen zo storend als technische problemen. Een haperende internetverbinding (sluit je laptop altijd met een kabel aan op je modem!), korrelig beeld, een microfoon die het niet doet .. als je daar je overleg mee begint sta je meteen 2-0 achter. Wat ik hier probeer te zeggen: zie deze storingen of gebreken als ongewenste non-verbale afleidingen. Dus: zorg ervoor dat je de juiste middelen hebt (camera, microfoon, tweede scherm, bekabeld internet) en test alles ruim voordat de virtuele vergadering start. Dus. Non-verbale communicatie speelt ook online een belangrijke rol. Samen met dat wat je zegt: je verbale communicatie. Want; als je het inhoudelijk af laat weten kan ook je non-verbale handelen dat meestal niet meer redden. Zoals met zoveel dingen in het leven gaat het dus om de balans: een goed verhaal én een sterk bewustzijn van je non-verbale signalen. Lees de tips hierboven nog eens door en probeer binnenkort wat toe te passen in een virtuele vergadering. Laat me weten hoe het ging! Meer weten over non-verbale communicatie in een digitale wereld? Dan is mijn training misschien wel iets voor jou en je team. Enorm praktijkgericht: gericht op doen. Ontdek hier meer over de training non-verbale communicatie van SANDBOXcompany.
0 Opmerkingen
 Dit is een door mij bewerkte foto van Headway, die ik vond op Unsplash.com Zonder facilitator zijn sessies met teams vaak minder productief, minder efficiënt en minder effectief in het behalen van gestelde doelen >| Je leest dit artikel in 2:00 minuten Dit zijn de belangrijke redenen om je team uit te breiden met een getraind facilitatorEen facilitator helpt teams effectief te communiceren en samen naar één gedeeld doel te werken - even in het kort. De rol van een facilitator is dan ook essentieel in situaties waarin een groep samenkomt, omdat die facilitator ervoor zorgt dat elk teamlid gehoord wordt en de meeting op de rails blijft. In dit blog lees je een paar korte gedachten over de waarde van een facilitator in élke teamsessie: online én offline. De facilitator bouwt aan een veilige en inclusieve werkomgeving Eén van de belangrijkste kenmerken van goede facilitators is dat ze in staat zijn om een veilige en inclusieve werkomgeving te creëren, voor élk teamlid. Dat betekent dat ze iedereen actief aanmoedigen om ideeën en perspectieven te delen, en ze hun uiterste best doen om eventuele machtsverschillen in de groep te mitigeren. Oftewel; de stem van de baas is net zo waardevol als elke andere stem in het team. Doet een facilitator dit goed? Dan leidt dat er toe dat elke stem gehoord wordt en de groep in staat is om eerlijke en gedragen keuzes te maken. Een facilitator houdt de groep op koers Een andere kernkwaliteit van goede facilitators is dat ze in staat zijn om het team gefocust en 'on track' te houden. Dat betekent dat ze de groep helpen bij het doorwerken van een agenda of takenlijst en ervoor zorgen dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. Facilitators zorgen er ook voor dat de groep niet op een dwaalspoor raakt, afgeleid wordt, of verzandt in onbelangrijke details. Gaat dit goed? Dan blijft de sessie productief en efficiënt. Een facilitator helpt bij het bereiken van consensus Overeenstemming. Hebben we het daar al over gehad? Goede facilitators helpen teams daarbij. Consensus bereiken. Dat betekent dat ze het team helpen bij het bepalen van de belangrijkste kwesties om daar vervolgens samen oplossingen voor te vinden die voor iedereen acceptabel zijn. Als dit goed gaat is een groep in staat om keuzes te maken en knopen door te hakken die in het belang zijn van het hele team. Een facilitator ondersteunt bij het omgaan met conflicten In elk team kan een conflict ontstaan. Dat hoort bij samenwerking. Goede facilitators laten daar ook ruimte voor en helpen een team bij het identificeren en beheersen van conflicten. In de praktijk betekent dit dat ze de groep helpen bij het in kaart brengen van de onderliggende oorzaken van een conflict en vervolgens ondersteunen bij samenwerking om oplossingen te vinden. Win-win oplossingen, idealiter. Wordt dit goed gedaan? Dan blijft een team effectief samenwerken - zelfs als er conclicten ontstaan. Een facilitator zorgt voor evaluatie en bijsturing Tot slot spelen facilitators een sleutelrol bij het evalueren van voortgang en het vervolgens bijsturen van de samenwerking. Hoe beter doelen zijn gedefinieerd, hoe beter dit lukt. Hoe dan ook zorgt het ervoor dat een groep altijd de goede kant op blijft gaan en door evaluatie en aanpassing doelstellingen kan bereiken. Met een getraind facilitator haal je het meest uit je samenwerking
Oftewel; prima types, die facilitators! Ik vind dat facilitators onmisbaar zijn in élke situatie waarin een groep samenkomt. Of dat nou virtueel of 'in het echt' is. Facilitators spelen een cruciale rol in het creëren van een veilige en inclusieve werkomgeving, ze houden het team gefocust en op koers, dragen bij aan het bereiken van consensus, ondersteunen bij conflicten en evalueren het groepsproces. Zonder een facilitator zijn sessies met groepen dan ook minder productief, minder efficiënt, en minder effectief in het behalen van gestelde doelen. Mijn tip is dan ook: als je het meeste uit een teamsessie wil halen is het essentieel om een getraind facilitator aan boord te hebben. - Arjan Doevendans, SANDBOXcompany Werken in een multidisciplinair team kan geweldig zijn. Dit is hoe je er zelf een succes van maakt.12/7/2022  Dit is een door mij bewerkte foto van Alexander Grey die ik vond op Unsplash In het multidisciplinaire team waarin je werkt draait alles om het samenbrengen van verschillende perspectieven en vaardigheden >| Je leest dit artikel in 2:00 minuten Samenwerken in een multidisciplinair team begint bij jezelfWerk je in een multidisciplinair team? Oftewel; een team waarin collega's met verschillende achtergronden en aandachtgebieden vertegenwoordigd zijn en samen aan één eindresultaat werken? Dan weet je dat 'samenwerken in diversiteit' daarin de kern is. En dat is ook precies de bedoeling. Want uit die diverse samenwerking ontstaan betere en meer gedragen eindproducten - dat is ook één van de belangrijkste bouwstenen van mijn SANDBOX werkmethode. Maar; het kan soms ook voelen als balanceren. Want met zoveel verschillende persoonlijkheden en perspectieven in één team is het belangrijk om goed te snappen hoe je door de soms woelige wateren navigeert en daarmee het beste haalt uit de tijd die je samen hebt. Een facilitator ondersteunt je daarin. Maar als lid van een multidisciplinair team lever je natuurlijk ook zelf een bijdrage. Daarom hieronder een paar tips om je vaartocht tussen al die verschillende collega's tot een spetterend succes te maken. Met deze 5 tips maak je een succes van jouw multidisciplinaire samenwerking1. Luister om te begrijpen Jaren geleden werkte ik als consultant in persoonlijke communicatie en leiderschap. Ik las toen het boek 'The 7 habits of Highly Effective People' van Stephen Covey. Het is misschien nog altijd wel één van de belangrijkste boeken in persoonlijke ontwikkeling en management, ook al stamt de eerste editie al uit 1989. Gewoonte nr. 5 in het boek luidt: 'seek first to understand, then to be understood'. Oftewel: luister. Als je in een multidisciplinair team werkt is het makkelijk om verstrikt te raken in je eigen ideeën en meningen. Maar belangrijker is het om te onthouden dat iedereen in het team iets waardevols heeft toe te voegen. Daarop selecteer ik zelf in ieder geval altijd de deelnemers aan mijn SANDBOX werksessies: je zit in het team omdat je een vaardigheid hebt die nodig is om een eindresultaat te behalen. Dus tip 1 is: doe je best om actief naar je collega's te luisteren en hun perspectieven te begrijpen. En lees het boek van Stephen Covey nog eens met je blik op de samenwerking van vandaag de dag. 2. Spreek! Tegelijkertijd, als je het dus combineert met luisteren, is het belangrijk om jezelf te laten horen. Zorg dat je daar niet bang voor bent. Deel actief je eigen ideeën en meningen, je kennis en je ervaringen. Want: dat heeft het team als collectief nodig om stappen te zetten richting het behalen van het eindresultaat. Focus je daarin op de dingen die je kunt beïnvloeden - omdat je er iets vanaf weet. Een multidisciplinair team is de perfecte plek om de 'status quo' te bevragen en frisse, nieuwe ideeën en invalshoeken uit te spreken. 3. Blijf altijd respectvol In elk multidisciplinair team ontstaan meningsverschillen en conflicten. Dat hoort erbij en als de facilitator dat in goede banen leidt zorgt het vaak juist voor betere eindresultaten. Maar onthoud dat je als teamlid zelf ook een verantwoordelijkheid draagt: je behandelt je collega's met respect. In de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat je anderen niet onderbreekt en wegblijft van persoonlijke aanvallen. Richt je op de inhoud en niet op de persoon. Uit waardering voor de bijdrage van de anderen. Zorg dat je op tijd bent en het team dus niet vertraagt. En denk ook even terug aan tip 1: actief luisteren is een uiting van respect. Net als de volgende tip trouwens; het omarmen van de diversiteit in het team. 4. Omarm de diversiteit in het team In het multidisciplinaire team waarin je werkt draait alles om het samenbrengen van verschillende perspectieven en vaardigheden. Dus als jij in een multidisciplinair team werkt omarm je dat door actief waardering te uiten voor de unieke perspectieven, achtergronden en ervaringen van de andere teamleden. En ze daarop te bevragen. Als je dit goed doet ontstaat een inclusieve en respectvolle werksituatie waarin je samen je doelen effectiever kunt bereiken. 5. Vergeet niet om ook grappig te zijn En ja, als het om 'multidisciplinair samenwerken' gaat wordt de boel vaak al snel wat gewichtig. Daarom laat ik het bij 5 tips en is mijn laatste tip: houd het luchtig. Maak af en toe grappen. Neem niet alles te serieus. Ik zeg altijd maar zo: een team dat samen kan lachen kan ook goed samen werken. Heb je zelf nog een tip? Laat het weten!
 Dit is een door mij bewerkte foto van Meta, die ik vond op Meta.com Open meerdere, verstelbare schermen om je taken te ordenen en aan nieuwe ideeën te werken. Het was nog nooit zo makkelijk om te multitasken (...) >| Je leest dit artikel in 1:00 minuten Er zijn ontelbaar veel digitale en fysieke hulpmiddelen beschikbaar om virtueel productief te zijn. Brengt iets het behalen van een resultaat dichterbij? Laten we het proberen. Doet het dat niet? Laat dan maar. Op die manier kijk ik in al mijn SANDBOX-sessies altijd naar de middelen die we inzetten. Er kán heel veel maar het moet vooral bijdragen aan het behalen van een resultaat. Met die gedachte las ik laatst over de lancering van de nieuwe Quest Pro VR-bril van Meta. Een hulpmiddel om samenwerking in de metaverse te verbeteren. Een toekomstvisie waarin we allemaal virtueel werken en productief zijn. En die Quest Pro, die gaat daar in helpen. Voor professionals dus - vandaar ook de 'Pro' toevoeging. Je kunt er van alles over zeggen en voorlopig lijkt het nog niet goed te werken. Maar stel nou ... Een 'immersive meeting experience' Meta heeft bij de lancering van de Quest Pro een combinatie gezocht met Microsoft Teams om goed te kunnen vergaderen. Meta heeft uiteraard zelf ook een eigen vergadertool; 'Horizon Workrooms'. In ieder geval bedoeld om elkaar in metaverse vergaderingen ook te zien en 'beleven' als je rond de virtuele vergadertafel zit. Een 'immersive meeting experience' wordt het genoemd, in het 'virtuele kantoor van de toekomst'. Wel als avatar vooralsnog - een animatie die gehanteerd wordt als weergave van jezelf. Die avatars zien er op het moment nog wat knullig uit maar dat is vast een kwestie van tijd. En dan zou het misschien wel zo kunnen zijn dat het, helemaal opgaand in de VR-wereld om je heen, een mooie ervaring is om met je teamgenoten in een virtuele omgeving te zijn. Een ruimte waarin je alles dat belangrijk is voor je project om je heen kunt zien. Waarin je veel gemakkelijker dan nu, informatie kunt ophalen en stukken kunt delen. Gewoon omdat ze op tafel liggen. Omdat alles er al is. En waarin niet meer in de rij staat bij het whiteboard. Waarin je dus efficiënter kunt werken. Of, zoals Meta het zelf stelt op de productpagina: "open meerdere, verstelbare schermen om je taken te ordenen, aan nieuwe ideeën te werken (...). Het was nog nooit zo makkelijk om te multitasken". Het is misschien nog niet helemaal voorstelbaar, maar ... zou het kunnen werken? Laten we het proberen. Mits het helpt bij het dichterbij brengen van resultaten. Want als we er nog méér door gaan vergaderen, heb ik de metaverse niet nodig. En die bril dus ook niet. Ik heb hieronder een paar links verzameld om meer te lezen en je eigen gedachten te vormen. Lees meer over teamwork met de Quest Pro VR-bril
- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany
 Dit is een door mij bewerkte foto van Siora Photography die ik vond op Unsplash Afleiding is overal. Denk maar eens aan de constante berichtenflow op je telefoon, de stortvloed aan e-mails, nieuwsupdates en social-posts. Het is dus ook niet zo gek dat het voor veel mensen moeilijk is om zich te concentreren op de dingen die écht belangrijk zijn. >| Je leest dit artikel in 5:00 minuten Het beperken van afleiding in een wereld die vol zit met afleidingHyperfocus is eigenlijk zoiets als 'intense concentratie'. Oftewel; een situatie waarin je volledig geabsorbeerd bent door een taak die je op dat moment uitvoert. Wel eens meegemaakt? Het is in ieder geval de titel van het productiviteitsboek van Chris Bailey: 'Hyperfocus: How To Work Less and Achieve More'. Een belangrijke boodschap in zijn boek is: beperk afleidingen in een wereld die vol zit met afleidingen. En op juist dat aspect ga ik in mijn boekbespreking dieper in. Je leest hieronder eerst een korte samenvatting van het boek en vervolgens een verdieping op het concept 'afleiding'. 'Hyperfocus' in het kort ...In het boek gaat Bailey uitgebreid in op het concept 'Hyperfocus' - een soort staat van zijn waarin je verkeert in opperste concentratie en daardoor meer werk in minder tijd kunt doen. Het boek beschrijft als allereerst de verschillende typen werk waarmee je in aanraking komt, namelijk: 'noodzakelijk werk', 'betekenisvol werk', 'onnodig werk' en 'afleidend werk'. De belangrijkste stelling is dat je bewust je aandacht kunt richten op een bepaald type werk - en die aandacht vervolgen ook kunt vasthouden. "We zijn waar we aandacht aan geven", aldus Bailey. Maar: er zit wel een grens aan onze aandacht. We zijn in staat om onze aandacht te richten op een paar kleine, of één complexe taak. Het is dus belangrijk om te kiezen en daarmee te focussen. Het boek behandelt vervolgens onderwerpen zoals 'afleiding', het trainen van je brein om je beter te kunnen concentreren, het afbakenen van je aandachtsgebied en het inzetten van technologie in plaats van je erdoor te laten beperken. Met allerlei praktische tips om jezelf daarin te ontwikkelen. Een kernaspect wat mij betreft is dus afleiding. En daarover hieronder meer. ... met de rol van 'afleiding' wat verder uitgewerktAfleiding is overal. Denk maar eens aan de constante berichtenflow op je telefoon, de stortvloed aan e-mails, nieuwsupdates en social-posts. Het is dus ook niet zo gek dat het voor veel mensen moeilijk is om zich te concentreren op de dingen die écht belangrijk zijn. Herkenbaar? Dat móet bijna wel. En - we zitten tenslotte in een boekbespreking - daarover gaat de inhoud van Hyperfocus dan ook. Hoe kun je überhaupt nog functioneren in een wereld die zo volgestopt zit met continue afleidingen? Bescherm jezelf actief tegen al die afleidingen om je heen Goed, één van de strategieën die Bailey in zijn boek beschrijft is het ouderwetse 'afbakenen'. Of (ik heb de Engelse uitgave van zijn boek gelezen) je kunt het ook interpreteren als 'afschermen' of 'beschermen'. In ieder geval gaat het erom dat je je werkomgeving actief afleiding-vrij maakt. Als je op kantoor werkt kan dat iets simpels zijn als het dichtdoen van een deur, of jezelf terugtrekken in een speciale focuskamer. Maar; je kunt natuurlijk ook je noise-cancelling koptelefoon opdoen. Allemaal leuk en aardig, maar de meeste winst behaal je natuurlijk op het vlak van e-mail en social media. In zijn boek adviseert Bailey dan ook om voor het checken van je mails, berichten en social-updates vaste tijden te plannen. Zodat je er niet meer non-stop door afgeleid wordt, maar alleen nog op vaste momenten tijdens je dag. Waardoor je beter gefocust kunt blijven. Hoe beter je timemanagement, hoe beter je bestand bent tegen afleidingen Gerelateerd aan die bescherming tegen afleiding is natuurlijk het beheersen van je tijd. Het effectief beheersen van je tijd, uiteraard. En ook daar besteed het boek aandacht aan: het prioriteren van je taken, het stellen van haalbare doelen en het starten met de belangrijkste taken. Een bruikbare techniek die Bailey in zijn boek aanhaalt is de 'Pomodoro Techniek'. Die techniek is in kern gebaseerd op het werken in korte tijdsblokken afgewisseld met korte pauzemomenten. Check ook het plaatje hieronder, dat ik vond op de website van Bailey. Voor de lezers die wel eens meegedaan hebben in één van mijn SANDBOX-werksessies: ook daarin wisselen we momenten van werk actief af met momenten van pauze.  Deze afbeelding staat op de website van Chris Bailey. Druk op de afbeelding om naar zijn site te gaan. De Pomodoro Techniek helpt je om je tijd te controleren en gedurende een afgebakende tijd gefocust aan een taak te werken. En dus niet bezig te zijn met al die afleidingen. Zet technologie in om productief te zijn in plaats van je erdoor te laten afleiden Hoewel Bailey in zijn boek natuurlijk meer schrijft over afleidingen, wil ik tot slot het aspect 'technologie' hier nog even uitlichten. Vooral omdat het twee kanten heeft: enerzijds is technologie misschien wel de grootste bron van afleiding en anderzijds kan het je juist ook helpen om productief en gefocust te zijn. Terwijl ik dit blog schrijf luister ik bijvoorbeeld naar de 'Creative Focus' playlist op Spotify via mijn Noise Cancelling koptelefoon. Mijn telefoon staat in een beker waarin hij draadloos wordt opgeladen, maar ik het scherm dus niet kan zien. Zomaar een voorbeeld van de manier waarop je technologie een rol kunt geven om productief én minder afgeleid te zijn. In zijn boek geeft Bailey ook allerlei andere tips om technologie in te zitten in plaats van je erdoor te laten beperken. Zoals het gebruiken van productiviteits-app om je taken te managen en het inzetten van mindfulness-apps om in een gefocuste staat te belanden. Lees het boek Hyperfocus van Chris Bailey
Oftewel; afleiding is overal en het concept heeft een belangrijke rol in het boek Hyperfocus van Chris Bailey. Hij schrijft in zijn boek over het beschermen van jezelf tegen al die afleidingen, het slim beheersen van je tijd en het inzetten van technologie. En richt zich in bredere zin uiteraard op productiviteit en focus. Met volop praktische tips. De moeite waard om te lezen. En productiever te worden, uiteraard. Je bestelt de Nederlandse vertaling van het boek hier.  Dit is een door mij bewerkte foto van Markus Winkler, die ik vond op Unsplash Om te stoppen met kletswerken zijn heldere verantwoordelijkheden essentieel om productief werk te kunnen doen (...) >| Je leest dit artikel in 4:00 minuten Kletswerkers zijn werknemers die hun dag meer vullen met gesprekken en minder met resultatenAlles in de wereld gaat sneller en sneller en uitdagingen stapelen zich op. Tussen al die constante veranderingen en ontwikkelingen zijn de organisaties waar ik voor werk continu op zoek naar manieren om productiviteit en efficiëntie te verhogen. Keer op keer valt me daarin iets op: wat vrijwel overal te weinig aandacht krijgt is hoe belangrijk het is om elke werknemer in een organisatie minder te laten focussen op praten en juist meer op doen. En daarom voelen veel mensen zich nog altijd teveel kletswerkers: werknemers die hun dag meer vullen met gesprekken en minder met resultaten. In dit blog licht ik er één aspect uit om dat te veranderen: het scherp hebben van je verantwoordelijkheden. Vergaderingen stelen tijd die je ook aan uitvoering zou kunnen besteden Laten we eens beginnen met 'de vergadering'. Mensen binnen organisaties besteden een significant deel van hun tijd aan discussies, het bespreken van ideeën en het delen van meningen. En hoewel dat best nuttig kan zijn als het gaat over het bedenken van nieuwe plannen en ideeën, kan het ook vooral een complete tijdverspiller zijn. Vergaderingen moeten een duidelijk doel hebben. Is dat niet zo? Dan worden ze al snel non-productief en stelen ze bakken met tijd die medewerkers juist aan het afkrijgen van hun werk zouden moeten besteden. Ik las ergens dat tenminste 15% van de collectieve tijd in organisaties verspild wordt aan niet-productieve meetings en dat dit percentage voor managers zelfs ergens boven de 30% ligt. Niet normaal toch? Het is allemaal tijd die besteed zou kunnen worden aan het afkrijgen van belangrijke taken en projecten. Het doen, dus. Praten over 'doen' in plaats van het 'daadwerkelijke doen' Net zo bizar is misschien wel het 'bespreken van het doen'. In veel organisaties besteden medewerkers veel tijd aan het voeren van gesprekken over hun werk, in plaats van het daadwerkelijk doen van hun werk. Met soms zelfs een gevoel van productiviteit daarbij - waarover ik eerder mijn blog 'de illusie van productiviteit' schreef. Je ziet dit 'gesprek over werk' vaak terug in al die talloze uren overleg en ontelbare e-mails die over en weer verstuurd worden, waarin dezelfde onderwerpen soms haast eindeloos herhaald lijken te worden. Dit is een vorm van kletswerk waar productiviteit enorm onder lijdt. Waarom? Omdat het alle tijd opeet die je anders aan het de echte uitvoering van werk zou kunnen besteden. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat de gemiddelde medewerker zo'n 28% van zijn of haar tijd per dag besteed aan het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Een gigantisch percentage. Het ontbreekt vaak aan heldere doelen en prioriteiten Een belangrijke oorzaak van het overmatige 'kletsen' in organisaties is vaak een gebrek aan heldere doelen en prioriteiten. Je kunt het je vast ook wel voorstellen: als het niet helemaal helder is waar je aan moet werken en waarom dat is - moet je meer tijd besteden aan het bespreken en bediscussiëren van ideeën en plannen. En dat gaat dus ten koste van de actie. Door heldere doelen en prioriteiten vast te stellen kunnen organisaties hun medewerkers helpen om te focussen op dat wat belangrijk is. Tegelijkertijd zorgt dat ervoor dat er minder over gepraat hoeft te worden. En we met z'n allen gewoon weer ouderwets de uitvoering in kunnen. Mits je je verantwoordelijkheden kent, natuurlijk. Hoe scherper de verantwoordelijkheden, hoe minder kletswerkersWant, waarvoor ben jij verantwoordelijk? Neem maar even een paar minuten om die vraag te beantwoorden. Hoe minder helder dat is, hoe meer je op zoek moet naar informatie en hoe meer je daar dus over moet praten en mailen. Als je je verantwoordelijkheden heel scherp hebt zul je waarschijnlijk meer eigenaarschap voelen over je taken en meer moeite steken in het uitvoeren ervan. Je neemt waarschijnlijk meer initiatief en toont meer pro-activiteit. Je laat je minder makkelijk verleiden tot praten, omdat je heel goed weet wat je moet doen. En welke samenwerking daar voor nodig is om de grotere organisatiedoelen te behalen. Om met z'n allen te ontsnappen uit de kletswerk-fuik moeten organisaties de verantwoordelijkheden van hun werknemers dus veel helderder formuleren. Het wordt dan ook makkelijker om voortang te bewaren en vast te stellen waar extra ondersteuning of middelen nodig zijn. Uiteindelijk verbetert dat de gehele performance en helpt het jou en je collega's bij het behalen van doelen. Tot slot ... Dus; ben je ook zo klaar met kletswerken? Dan zijn heldere doelen en prioriteiten nodig. Op organisatieniveau, teamniveau en persoonlijk niveau. Want als dat duidelijk is; hoef je er niet meer naar op zoek in al die eindeloze vergaderingen en e-mails. Het maakt het ook mogelijk om verantwoordelijkheden vast te stellen. En dat maakt het weer veel duidelijker waar je mee aan de slag kunt. Samengevat: om te stoppen met kletswerken zijn heldere verantwoordelijkheden essentieel om productief werk te kunnen doen. Wist je dat het kraakhelder krijgen van doelen, prioriteiten en verantwoordelijkheden aan de basis ligt van de SANDBOX-werkmethode? Zodra je weet welk resultaat behaald moet worden, gaan we er mee aan de slag. We formuleren een doelstelling, bepalen van daaruit specifiek wat we wél (prioriteit) maar ook niet gaan doen, en voeren de taken die daaruit voortkomen uit met precies de goede teamleden. Lees hier meer over de SANDBOX-methode.
Nieuw jaar; nieuwe kansen! Wordt 2022 ook voor jou het jaar van actie, productiviteit en daadkracht? Ik wens het je van harte toe. Want; vergaderen is zó 2021. Ook dit jaar staat SANDBOXcompany weer voor je klaar. Ligt er ook in jouw team of organisatie een enorme to-do-lijst? En wachten je klanten met smart op resultaat? Laat het me weten. Dan gaan we dat resultaat samen bereiken. Ik heb er zin in! Happy new year en veel gezondheid en geluk. 
De SANDBOX-methode in elke divisie bij UWVOm geselecteerde brieven ook daadwerkelijk volgens de opgestelde richtlijnen te verbeteren heb ik eind 2020 de SANDBOX-werkmethode binnen UWV geïntroduceerd. Zo sluiten we naadloos aan op wat de 'brievenchallenge' genoemd is. In korte tijd verbeterden we met een multidisciplinair team van redacteurs, inhoudsdeskundigen, klantadviseurs en legal experts direct drie belangrijke, complexe brieven. Helemaal online, met per brief een voorbereidende sessie en twee dagdelen schrijven. We werken volledig vanuit klantinzicht. Bovendien betrekken we bij elke brief ook de échte UWV-klant. Onze gezamenlijke onderzoekspartner MWM2 verzorgt het real-time klantonderzoek. Inmiddels starten we de SANDBOX-methode in elke divisie en binnen elk domein via een op maat gemaakt 'opstarttraject'. Onderdeel van dat traject is een trainingsprogramma voor facilitators van UWV om de methode zelf blijvend toe te kunnen passen. Training van eigen UWV SANDBOX FacilitatorsOp eigen kracht de SANDBOX-methode blijven toepassen - dat is het idee. SANDBOX is een plug-en-play werkmethode: na een aantal kennismakingen en training van een eigen facilitator direct toepasbaar in élke organisatie. Bij UWV train ik een poule eigen facilitators. Elke UWV-facilitator kan na afloop van dat trainingsprogramma de SANDBOX-methode zelfstandig blijven toepassen. Op die manier blijft het mét klanten verbeteren van briefcommunicatie voor altijd geborgd.
Meer weten? Laat het me weten. - Arjan Doevendans, SANDBOXcompany  "Na 'juist nu', 'samen' en 'in deze gekke tijd' is het inmiddels de uitspraak die ik het vaakst hoor: 'ik zit de hele dag in calls' ..." >| Je leest dit artikel in 5:00 minuten De vergadering heeft zich verplaatst - maar niet weg uit je agenda. Integendeel. Het lijkt alsof we sinds maart 2020 meer vergaderen dan ooit. Dit herken je misschien: je vraagt een vriend of vriendin, familielid of collega hoe zijn of haar dag was (of stel die vraag eens aan jezelf!). Het antwoord? "Ik heb de hele dag in calls gezeten". Vaak aangevuld met iets als: "heel vermoeiend" of "en dan moet ik ook nog ergens mijn werk zien te doen". De denkfabriek waarover ik ruim een jaar geleden schreef ging met volle kracht online. Een denkfabriek is een organsiatie waar meer wordt gedacht, dan gedaan. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten virtueel gewoon door en komen vaak tot meer ideeën, dan resultaten. Dit kan zorgen voor een vreemde 'illusie van productiviteit' (spoiler: het 'doen van een call' is an sich niet productief!) - terwijl productiviteit ineens meer dan ooit in het geding lijkt. Ik roep dan ook op tot actie: neem het initiatief om ook online samen concrete resultaten op te leveren. En daarbij geef ik je tot slot een eenvoudig, direct toepasbaar advies om videovergaderingen expliciet anders te organisere: wijs minimaal één call per week aan als een doe-call. Lees verder. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten online gewoon verder Videovergaderen en de 'illusie van productiviteit'Als je thuiswerkt kun je productief zijn als je intentioneel perioden achter elkaar en zonder onderbrekingen aan een taak werkt en daarmee een resultaat behaalt. Maar dat lukt niet altijd. Om allerlei redenen - maar tegenwoordig vaak vanwege een eindeloze stroom videovergaderingen. Ik zie overal dat videovergaderingen véél te véél ingezet worden en ze kosten véél te véél tijd en véél te véél kostbare energie. Al die beeldbelletjes worden door veel mensen dan ook als intensief en vermoeiend ervaren, volgens onderzoekers van de Stanford University en volgens mijn eigen observaties. Er is zelfs een woord voor: 'Zoom-Fatigue' - een soort mentale uitputting door al die virtuele vergaderingen. En er is veel bewijs dat als je mentaal uitgeput raakt - je minder gemotiveerd en efficiënt werkt. Dat eindeloze ge-videobel lijkt daardoor ook nog eens funest voor productiviteit, lees je in een artikel op Independent. Productiviteit die sowieso ook in Nederland al onder druk staat, zo blijkt uit recent onderzoek van TNO, doordat thuiswerkers zich in 2021 nog moeilijker kunnen concentreren dan in 2020. We zijn videobellen gaan zien als het 'afkrijgen van werk'
Helemaal opmerkelijk: uit onderzoek van Wundamail onder zo'n 20.000 thuiswerkers in Amerika en Engeland blijkt dat 42% van de mensen die wel eens inbelt op een videovergadering .... niet eens een bijdrage levert! Oftewel: voor een groot deel van de thuiswerkers zijn veel van die slopende videovergaderingen misschien wel nauwelijks van belang. En daar steek je dan verreweg de meeste uren van je dag in. Tuurlijk, Wundamail biedt zelf een oplossing voor dit probleem dus het onderzoek is niet onafhankelijk. Maar desalniettemin wel interessant als je het resultaat gebruikt om eens bij jezelf te rade te gaan: in hoeverre geldt hun constatering voor jou? Mogelijk nóg opmerkelijker: van de betrokken thuiswerkers in het onderzoek is 73% videobellen gaan zien als het 'afkrijgen van werk'. Wacht even: in de meeste videovergaderingen ben je aan het praten. En praten is géén doen. Weet je nog: doen is al het werk dat je uitvoert mét directe waarde voor je eindgebruiker of waarmee je het realiseren van die waarde heel dichtbij brengt. Praten is daar natuurlijk vaak voor nodig, maar zit meestal meer aan de kant van denken: al het werk dat je doet zónder directe waarde voor je eindgebruiker. Het lijkt dus alsof al die videocalls inmiddels een soort vreemde 'illusie van productiviteit' geven. Als een soort 'tick-in-the-box': 'hoppa, weer een videocall afgehandeld'. De vraag is alleen: 'wat-heeft-die-videocall-concreet-opgeleverd-voor-je-eindgebruiker?'. Geen antwoord? Dan beleef je misschien ook wel die illusie van productiviteit en is het tijd om iets te veranderen.  "Bij thuiswerken: voorkom afleiding, zet je social kanalen uit en start een slideshow van Slowcialmedia op je andere scherm. Slowcialmedia brengt rust op je scherm">| Je leest dit artikel in 2:00 minuten Steeds meer mensen werken thuis op twee of meer schermen. En steeds meer mensen laten zich tijdens hun werk afleiden door bijvoorbeeld e-mail programma's en social media platforms open te houden in tabbladen op hun tweede of derde scherm. En dat is killing voor productiviteit. Tot vandaag. Want nu is er Slowcialmedia. Werk met meer focus in een wereld vol afleiding: start een slideshow op je tweede schermHet was alweer een tijdje stil op ons blog. Maar met een hele goede reden: want de SANDBOX-aanpak is in de afgelopen maanden volledig gedigitaliseerd. Sterker nog - SANDBOX blijft ook de komende tijd digital first. Ik noem het inmiddels 'productief op afstand', want in de basis is multidisciplinaire productiviteit uiteraard nog altijd de kern van SANDBOX. Samen resultaat bereiken. Niet praten over problemen, maar ze oplossen. Allerlei SANDBOX-uitvoeringen gebeurden inmiddels online. Dat betekent dat ik daar ook steeds meer lessen uit heb gehaald. Een belangrijke les: digitale afleidingen trekken een wissel op productiviteit. Een oplossing: geef al je aandacht aan de klus die je op je eerste scherm wilt klaren en start op je andere schermen de slideshows en herhalende video's van Slowcialmedia. Breng bij het thuiswerken rust op je andere schermEen belangrijke stap in productief werken is 'werken met intentie'. Oftewel: kies vooraf bewust wat je gaat doen en doe dat vervolgens. Een andere belangrijke stap is het elimineren van zoveel mogelijk afleidingen. Als je een online SANDBOX-uitvoering door mij laat faciliteren zorg ik daar uiteraard voor. Maar als je zelf aan het werk bent is het aan jou. Afleidingen elimineren. Dat betekent dus de tabbladen met je social kanalen wegdrukken. Je e-mail even afsluiten. En 'rust' brengen op je andere scherm. En dat bereik je bijvoorbeeld door de 'Bos' slideshow van Slowcialmedia te laten spelen; kijk maar eens naar de foto hieronder. Maar ook de 'Water' slideshow is al beschikbaar. Je hoeft alleen maar de pagina te openen en de rustgevende afbeeldingen wisselen elkaar in kalm tempo af. Relaxt enerzijds, en een voortdurende herinnering aan het feit dat je aan het werk bent anderzijds.  Slowcialmedia is een initiatief van SANDBOXcompany en helemaal gratisSlowcialmedia is ontstaan als ludiek hulpmiddel bij SANDBOX-uitvoeringen en nu beschikbaar voor iedereen. Helemaal gratis. Dus ga snel naar Slowcialmedia.nl en kies een slideshow of herhalende video op je andere scherm(en). Je zult merken dat je direct met meer focus en productiviteit aan het werk gaat. Bij SANDBOXcompany hebben we jarenlange ervaring in resultaat bereiken. Oftewel: we laten jou en je teamleden optimaal online samenwerken aan het 'maken' van een resultaat. Ideeën bedenken kun je op andere manieren doen - wij zorgen ervoor dat je ze uitvoert. Lees nu meer over de SANDBOX-aanpak op onze website.
- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany |
ARjanOprichter van SANDBOXcompany. Niet lullen, maar poetsen. Mail op arjan@sandboxcompany.nl Archieven
February 2023
Categorieën
All
|
