Er zijn ontelbaar veel digitale en fysieke hulpmiddelen beschikbaar om virtueel productief te zijn. Brengt iets het behalen van een resultaat dichterbij? Laten we het proberen. Doet het dat niet? Laat dan maar. Op die manier kijk ik in al mijn SANDBOX-sessies altijd naar de middelen die we inzetten. Er kán heel veel maar het moet vooral bijdragen aan het behalen van een resultaat. Met die gedachte las ik laatst over de lancering van de nieuwe Quest Pro VR-bril van Meta. Een hulpmiddel om samenwerking in de metaverse te verbeteren. Een toekomstvisie waarin we allemaal virtueel werken en productief zijn. En die Quest Pro, die gaat daar in helpen. Voor professionals dus - vandaar ook de 'Pro' toevoeging. Je kunt er van alles over zeggen en voorlopig lijkt het nog niet goed te werken. Maar stel nou ...

Een 'immersive meeting experience'
​Meta heeft bij de lancering van de Quest Pro een combinatie gezocht met Microsoft Teams om goed te kunnen vergaderen. Meta heeft uiteraard zelf ook een eigen vergadertool; 'Horizon Workrooms'. In ieder geval bedoeld om elkaar in metaverse vergaderingen ook te zien en 'beleven' als je rond de virtuele vergadertafel zit. Een 'immersive meeting experience' wordt het genoemd, in het 'virtuele kantoor van de toekomst'. ​Wel als avatar vooralsnog - een animatie die gehanteerd wordt als weergave van jezelf. Die avatars zien er op het moment nog wat knullig uit maar dat is vast een kwestie van tijd. En dan zou het misschien wel zo kunnen zijn dat het, helemaal opgaand in de VR-wereld om je heen, een mooie ervaring is om met je teamgenoten in een virtuele omgeving te zijn. Een ruimte waarin je alles dat belangrijk is voor je project om je heen kunt zien. Waarin je veel gemakkelijker dan nu, informatie kunt ophalen en stukken kunt delen. Gewoon omdat ze op tafel liggen. Omdat alles er al is. En waarin niet meer in de rij staat bij het whiteboard. Waarin je dus efficiënter kunt werken. Of, zoals Meta het zelf stelt op de productpagina: "open meerdere, verstelbare schermen om je taken te ordenen, aan nieuwe ideeën te werken (...). Het was nog nooit zo makkelijk om te multitasken". Het is misschien nog niet helemaal voorstelbaar, maar ... zou het kunnen werken? Laten we het proberen. Mits het helpt bij het dichterbij brengen van resultaten. Want als we er nog méér door gaan vergaderen, heb ik de metaverse niet nodig. En die bril dus ook niet.

Ik heb hieronder een paar links verzameld om meer te lezen en je eigen gedachten te vormen.

- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

Gedachten, ideeën, artikelen: ik heb de afgelopen maanden veel verzameld. Verwacht dus snel weer nieuwe verhalen. Maar ik heb vooral veel resultaten gefaciliteerd in talloze SANDBOX-uitvoeringen met geweldige teams en hun klanten. Er komen dus ook weer casebeschrijvingen aan. Job done.

Nieuw jaar; nieuwe kansen! Wordt 2022 ook voor jou het jaar van actie, productiviteit en daadkracht? Ik wens het je van harte toe. Want; vergaderen is zó 2021. Ook dit jaar staat SANDBOXcompany weer voor je klaar. Ligt er ook in jouw team of organisatie een enorme to-do-lijst? En wachten je klanten met smart op resultaat? Laat het me weten. Dan gaan we dat resultaat samen bereiken. Ik heb er zin in! Happy new year en veel gezondheid en geluk. 

Om geselecteerde brieven ook daadwerkelijk volgens de opgestelde richtlijnen te verbeteren heb ik eind 2020 de SANDBOX-werkmethode binnen UWV geïntroduceerd. Zo sluiten we naadloos aan op wat de 'brievenchallenge' genoemd is. In korte tijd verbeterden we met een multidisciplinair team van redacteurs, inhoudsdeskundigen, klantadviseurs en legal experts direct drie belangrijke, complexe brieven. Helemaal online, met per brief een voorbereidende sessie en twee dagdelen schrijven. We werken volledig vanuit klantinzicht. Bovendien betrekken we bij elke brief ook de échte UWV-klant. Onze gezamenlijke onderzoekspartner MWM2 verzorgt het real-time klantonderzoek. Inmiddels starten we de SANDBOX-methode in elke divisie en binnen elk domein via een op maat gemaakt 'opstarttraject'. Onderdeel van dat traject is een trainingsprogramma voor facilitators van UWV om de methode zelf blijvend toe te kunnen passen.

Op eigen kracht de SANDBOX-methode blijven toepassen - dat is het idee. SANDBOX is een plug-en-play werkmethode: na een aantal kennismakingen en training van een eigen facilitator direct toepasbaar in élke organisatie. Bij UWV train ik een poule eigen facilitators. Elke UWV-facilitator kan na afloop van dat trainingsprogramma de SANDBOX-methode zelfstandig blijven toepassen. Op die manier blijft het mét klanten verbeteren van briefcommunicatie voor altijd geborgd.

Meer weten? Laat het me weten.

 - Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

>| Je leest dit artikel in 5:00 minuten

De vergadering heeft zich verplaatst - maar niet weg uit je agenda. Integendeel. Het lijkt alsof we sinds maart 2020 meer vergaderen dan ooit. Dit herken je misschien: je vraagt een vriend of vriendin, familielid of collega hoe zijn of haar dag was (of stel die vraag eens aan jezelf!). Het antwoord? "Ik heb de hele dag in calls gezeten". Vaak aangevuld met iets als: "heel vermoeiend" of "en dan moet ik ook nog ergens mijn werk zien te doen". De denkfabriek waarover ik ruim een jaar geleden schreef ging met volle kracht online. Een denkfabriek is een organsiatie waar meer wordt gedacht, dan gedaan. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten virtueel gewoon door en komen vaak tot meer ideeën, dan resultaten. Dit kan zorgen voor een vreemde 'illusie van productiviteit' (spoiler: het 'doen van een call' is an sich​ niet productief!) - terwijl productiviteit ineens meer dan ooit in het geding lijkt. Ik roep dan ook op tot actie: neem het initiatief om ook online samen concrete resultaten op te leveren. En daarbij geef ik je tot slot een eenvoudig, direct toepasbaar advies om videovergaderingen expliciet anders te organisere: wijs minimaal één call per week aan als een doe-call.​ Lees verder.

Als je thuiswerkt kun je productief zijn als je intentioneel perioden achter elkaar en zonder onderbrekingen aan een taak werkt en daarmee een resultaat behaalt. Maar dat lukt niet altijd. Om allerlei redenen - maar tegenwoordig vaak vanwege een eindeloze stroom videovergaderingen. Ik zie overal dat videovergaderingen véél te véél ingezet worden en ze kosten véél te véél tijd en véél te véél kostbare energie. Al die beeldbelletjes worden door veel mensen dan ook als intensief en vermoeiend ervaren, volgens onderzoekers van de Stanford University en volgens mijn eigen observaties. Er is zelfs een woord voor: 'Zoom-Fatigue' - een soort mentale uitputting door al die virtuele vergaderingen. En er is veel bewijs dat als je mentaal uitgeput raakt - je minder gemotiveerd en efficiënt werkt. Dat eindeloze ge-videobel lijkt daardoor ook nog eens funest voor productiviteit, lees je in een artikel op Independent. Productiviteit die sowieso ook in Nederland al onder druk staat, zo blijkt uit recent onderzoek van TNO, doordat thuiswerkers zich in 2021 nog moeilijker kunnen concentreren dan in 2020.

Het was alweer een tijdje stil op ons blog. Maar met een hele goede reden: want de SANDBOX-aanpak is in de afgelopen maanden volledig gedigitaliseerd. Sterker nog - SANDBOX blijft ook de komende tijd digital first. Ik noem het inmiddels 'productief op afstand', want in de basis is multidisciplinaire productiviteit uiteraard nog altijd de kern van SANDBOX. Samen resultaat bereiken. Niet praten over problemen, maar ze oplossen. Allerlei SANDBOX-uitvoeringen gebeurden inmiddels online. Dat betekent dat ik daar ook steeds meer lessen uit heb gehaald. Een belangrijke les: digitale afleidingen trekken een wissel op productiviteit. Een oplossing: geef al je aandacht aan de klus die je op je eerste scherm wilt klaren en start op je andere schermen de slideshows en herhalende video's van Slowcialmedia.

Een belangrijke stap in productief werken is 'werken met intentie'. Oftewel: kies vooraf bewust wat je gaat doen en doe dat vervolgens. Een andere belangrijke stap is het elimineren van zoveel mogelijk afleidingen. Als je een online SANDBOX-uitvoering door mij laat faciliteren zorg ik daar uiteraard voor. Maar als je zelf aan het werk bent is het aan jou. Afleidingen elimineren. Dat betekent dus de tabbladen met je social kanalen wegdrukken. Je e-mail even afsluiten. En 'rust' brengen op je andere scherm. En dat bereik je bijvoorbeeld door de 'Bos' slideshow van Slowcialmedia te laten spelen; kijk maar eens naar de foto hieronder. Maar ook de 'Water' slideshow is al beschikbaar. Je hoeft alleen maar de pagina te openen en de rustgevende afbeeldingen wisselen elkaar in kalm tempo af. Relaxt enerzijds, en een voortdurende herinnering aan het feit dat je aan het werk bent anderzijds.

Slowcialmedia is ontstaan als ludiek hulpmiddel bij SANDBOX-uitvoeringen en nu beschikbaar voor iedereen. Helemaal gratis. Dus ga snel naar Slowcialmedia.nl en kies een slideshow of herhalende video op je andere scherm(en). Je zult merken dat je direct met meer focus en productiviteit aan het werk gaat.

>| Je leest dit artikel in 3:00 minuten

Je kunt er inmiddels met geen mogelijkheid meer omheen: artikelen over de do's en don'ts van online samenwerken, de valkuilen van samenwerken op afstand, de beste tips voor virtueel vergaderen, of hoe het dan ook genoemd wordt en wat de precieze insteek dan ook is. De strekking is meestal dezelfde: samenwerken op afstand is anders dan samenwerken op kantoor en daarom gelden er andere normen, waarden, regels en gebruiken. In dit artikel vat ik de belangrijkste inzichten kort voor je samen. Maar ik breek vooral een lans voor de online facilitator. Want die zorgt ervoor dat je zelf niet meer over al die do's en don'ts hoeft na te denken en dus gewoon resultaat kunt bereiken.   

Goed, ik zie dus al een paar weken tips en tricks voor samenwerken op afstand voorbij komen. De ene vanzelfsprekender en nuttiger dan de andere, maar de meeste inderdaad toch relevant om bij stil te staan. Zonder verder waardeoordeel: lees hieronder een samenvatting van adviezen die me opvielen.

Test je camera, microfoon en geluid
De meest voorkomende tips zijn praktisch. Zo ook de derde tip van een artikel op Harvard Business Review, voor je vertaald door het Algemeen Dagblad. Voordat je een overleg start via Zoom, Skype, Microsoft Teams (dé voorkeur van SANDBOXcompany vanwege de strakke beveiliging, heldere privacy richlijnen én eindeloze creatieve mogelijkheden) of waar dan ook; check of je camera, microfoon en geluid werken. Hoe je dat doet verschilt per laptop, besturingssysteem en tablet. Heb je geen idee? Begin dan bij je besturingssysteem en zoek in Google op: 'camera aanzetten Windows 10'. 

Laat je gezicht zien (oftewel: communiceer)
Als je dan je camera en microfoon getest hebt en alles werkt is een bijkomend voordeel - over het algemeen - dat je collega's je gezicht kunnen zien en je kunnen horen. Een uitgebreid onderzoek naar werk op afstand (Remote Work - Competencies and Motivation) uit 2019 geeft inzicht in 8 vaardigheden die stevig bijdragen aan succes in een virtuele werkomgeving. 'We zijn wat we delen' leest een artikel erover op Forbes. Dus zorg dat je in beeld bent, typ je gedachten, antwoord op anderen en stel vragen.

Zeg 'hallo'
"Je moet mensen zover krijgen dat ze zich comfortabel voelen om online dingen te delen die je normaal vertelt bij de koffieautomaat (...) ik zeg bijvoorbeeld heel bewust hallo tegen mijn collega's online" aldus Ines van Essen. Hallo!

Of het nu een telefonisch overleg is, een video-overleg of een hele dag van samenwerking-op-afstand: je team heeft een facilitator nodig. Period. Iemand die alle - en nog veel meer - van de tips hierboven kent en al zo vaak heeft toegepast dat alles soepel verloopt. Iemand die ervoor zorgt dat er een strak programma is waar het team zich aan houdt. Die de sfeer beïnvloedt en de optimale omstandigheden schept voor online samenwerking.

Bij SANDBOXcompany doen we dit voor je vanuit jarenlange ervaring en helemaal gericht op resultaat. Oftewel: jou en je teamleden optimaal online laten samenwerken aan het 'maken' van een resultaat. Ideeën bedenken kun je op andere manieren doen - wij zorgen ervoor dat je ze uitvoert. 

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

>| Je leest dit artikel in 5:00 minuten.

​Heb je ook wel eens het gevoel dat je werkt in een 'denkfabriek'? Dat is een plek waar meer wordt gedacht. Een plek waar de schoorsteen meer rookt op ideeën, dan op uitvoeringen. Het is een metafoor die voortkomt uit vier jaar notities en die ik de komende tijd verder zal uitwerken. Misschien herkenbaar en misschien ook niet. Maar je herkent sowieso elementen uit de tekst hieronder als je ook het gevoel hebt dat je wel eens werkt in zo'n 'denkfabriek'. Dit artikel is een eerste aanzet, waarbij ik afsluit met het aanbieden van de strijdkreet: "We zijn hier toch geen denkfabriek?!"

​“We zijn heel goed geworden in analyseren, strategie bedenken, brainstormen, ideeën bedenken en überhaupt nadenken, maar het lijkt alsof we onze handigheid in het ‘gewone’ doen helemaal kwijt zijn”. In deze uitspraak die iemand ongeveer een jaar geleden deed zit het kernprincipe van de denkfabriek verstopt: een sterk ontwikkelde collectieve vaardigheid in denken. ‘Denken’ definieer ik hier maar even als al het werk dat je doet zónder directe waarde voor je eindgebruiker. Dat type werk vindt vrijwel iedereen die ik sprak overigens heel belangrijk. Het gaat namelijk om allerlei fundamentele activiteiten zoals het ontwerpen van strategieën, doelen en actieplannen, het in kaart brengen van klantreizen, ideeën genereren in brainstormsessies, vergaderen, afstemmen, etcetera. Je kunt niet zonder. Maar: in de denkfabriek zit hier blijkbaar voor teveel mensen teveel tijd in. En dat gaat volgens vrijwel iedereen die ik de afgelopen jaren sprak ten koste van ‘de uitvoering’, oftewel het 'doen'. 'Doen' definieer ik in dit verband als al het werk dat je uitvoert mét directe waarde voor je eindgebruiker of het realiseren van deze waarde héél dichtbij brengt. Een pijnpunt daadwerkelijk uit een klantreis slopen, een klantvraag beantwoorden of een veel te ingewikkelde brief daadwerkelijk herschrijven (in plaats van over de inhoud te vergaderen). Maar vaak werkt het anders - want je kunt maar beter goed zijn in denken om carrière te maken .... [Lees verder onder de knop]

Je kent ze wel: van die groepsdiscussies waar geen besluit uit komt. Je zit al een half uur in een gezamenlijk gesprek over hetzelfde onderwerp en mensen roepen standpunten en meningen heen en weer. "Ik vind dat we die afbeelding écht groen moeten maken, want ..." tegen "Ja maar uit ervaring weet ik dat rood toch echt ...". Precies, dat werk. De voordelen van effectieve besluitvorming in groepen zijn talrijk: betere denkprocessen, meer 'buy-in' en betere besluiten in algehele zin. Maar toch leiden groepsdiscussies te vaak tot langdurende en soms oeverloze gesprekken waar uiteindelijk vrijwel niemand energie van krijgt. Daar kun je van alles aan doen. De tool die ik hieronder uitlicht is maar één van de instrumenten die ik gebruik. Maar; ik merk dat hij vaak heel goed werkt in de SANDBOX-teams die ik begeleid in het bereiken van resultaat. En om resultaat te bereiken moet je knopen doorhakken en besluiten nemen. En daar kan de door ons ontwikkelde 'Of/Of-Tool' soms nét het verschil maken.

De 'Of/Of-tool' is gemakkelijk te gebruiken in discussies waarin twee meningen over hetzelfde onderwerp tegenover elkaar staan. In het voorbeeld van hierboven: de kleur van de afbeelding. Een simpel voorbeeld om de tool toe te lichten. Lees hieronder precies hoe je de tool toepast - en waarom hij vaak zo lekker werkt.

Ineens is 'ie begonnen: 'The Decade of Delivery' voor de Sustainable Development Goals (SDG's) van de United Nations. Vers in het nieuwe decennium klinkt van daaruit vooral één hele belangrijke roep; namelijk die om 'actie'. In een terugblikkend artikel in Volkskrant Magazine las ik eind 2019 nog dat de afgelopen tien jaar vooral die van 'het hebben van een mening' waren. Een mening over alles en iedereen (en vooral op Twitter). Maar met het verstrijken van het vorige decennium lijkt nu ook definitief het accepteren van 'alleen maar roepen' voorbij. De komende jaren worden de jaren van doen. 'Act now to stop Global Warming' is bijvoorbeeld het 13e SDG. Act now! Doe iets! Voor het behalen van de SDG's, maar wat mij betreft mag die oproep ook klinken voor de doelen van elke organisatie en elk team. We hebben genoeg ideeën. We hebben genoeg plannen. We hebben genoeg strategieën. Het is de hoogste tijd om ze uit te voeren. Toch?

Uiteraard kun je een resultaat niet zo goed bereiken als je er eerst niet even over hebt nagedacht. Want 'doen met intentie' is nog altijd het meest effectief las ik pas geleden nog in 'Hyperfocus' van Chris Bailey (zijn platform 'A Life of Productivity' is de moeite waard om eens te bekijken). Maar als ik mijn belangrijkste ontdekking van de afgelopen jaren extreem kort en bondig moet samenvatten: mensen in teams in organisaties besteden te veel tijd aan intenties en te weinig tijd aan de uitvoering van die intenties. Oftewel: de stapel ideeën, plannen en actielijsten groeit veel sneller dan de stapel bereikte resultaten. Er wordt veel gedacht en minder gedaan. Het één kan niet zonder de ander - maar het wringt bij de verdeling van je aandacht. En nog vers aan het begin van 'the decade of delivery' eindig ik deze post daarom met de vraag: 'waar richt jij de komende tijd je aandacht op: op meer denken of meer doen?'