Non-verbale communicatie vind ik een ongekend belangrijk onderdeel van contact tussen mensen en ik ben me als facilitator en trainer altijd bewust van mijn eigen non-verbale signalen en die van anderen. Want; impact op anderen ontstaat niet alleen uit wat je zegt, maar ook sprakeloos. Niemand kan exact de rol van non-verbale communicatie duiden, ook al zijn er hardnekkig veel mensen die zeggen dat '93% van al onze communicatie non-verbaal is'. Dat is alleen nooit aangetoond en klinkt dus als onzin. Zelf zie ik verbale en non-verbale communicatie ook veel meer als onlosmakelijk met elkaar verbonden, dan dat de één sterker of minder sterk werkt dan de ander. Misschien overbodig, maar als ik het over 'non-verbale communicatie' heb bedoel ik natuurlijk de signalen die ontstaan uit lichaamstaal, 'tone-of-voice' en gezichtsuitdrukkingen. In ieder geval etaleert het een schat aan informatie en is het aannemelijk dat non-verbale signalen een rol spelen in het bouwen aan vertrouwen tussen mensen. Maar; hoe werkt dat dan in virtuele overleggen? Als je elkaar niet 'echt' kunt zien? Lees verder en scroll door mijn 7 tips. En kijk ook eens of mijn enorm praktijkgerichte training in non-verbale communicatie iets voor jou is.

Virtueel overleggen is inmiddels een essentieel onderdeel van onze werkdag en daarmee van moderne communicatie, zou je kunnen zeggen. Digitale communicatie-tools zoals Zoom, Microsoft Teams, WebEx en Google Meet worden overal gebruikt. Maar; als 'echt' persoonlijk contact afwezig is kan het lastiger zijn om emoties over te brengen en elkaar goed te zien. Er zit immers een scherm tussen. In de praktijk kan dat dan ook wel eens leiden tot misverstanden en miscommunicatie. Daar is van alles over te zeggen. Maar laten we het praktisch houden. Hieronder geef ik je 7 tips waarmee je het meeste uit je non-verbale communicatie kunt halen in online meetings:

1. Wees je bewust van je virtuele non-verbale communicatie
Je lichaamstaal kan dus best wat impact hebben op de manier waarop anderen je zien en op de effectiviteit van de boodschap die je wil overbrengen. De eerste stap is dat je je daar bewust van bent. Weet dat non-verbale signalen een rol spelen als je online vergadert. Start eens een videovergadering met alleen jezelf. Kijk naar jezelf. Wat valt je op? Alvast een paar simpele praktische tips: zit rechtop, houd oogcontact en gebruik handgebaren om je punt te ondersteunen. En let op dat je niet met je haar gaat zitten spelen of een pen klikt. Dat leidt alleen maar af.

2. Gebruik je gezichtsuitdrukkingen en lees die van anderen
​Met je gezichtsuitdrukkingen zeg je van alles. Let de komende tijd maar eens op als je in een virtuele vergadering zit met een groepje collega's. Hoe kijken ze? En hoe komt dat op jou over? Ga er vervolgens ook zelf mee oefenen. Glimlach en laat ook met je gezicht zien dat je luistert en geïnteresseerd bent in wat er gezegd wordt. Van belang is dan wel dat anderen je goed kunnen zien. Dus; investeer in een externe webcam en vertrouw niet langer op de webcam die in je laptop gebouwd zit. Je gaat winnen op beeldkwaliteit.

3. Let op je tone-of-voice en varieer
Leef je even in. De inhoud van van Bert zijn presentatie is eigenlijk best interessant, maar hij vertelt het hele verhaal op dezelfde toon. Geen opbouw, geen afbouw, hetzelfde volume. Tsja, hoe interessant ook, het wordt dan lastig om je aandacht erbij te houden. Draai het even om: dat geldt dus ook als je zelf aan het woord bent. Natuurlijk heb je ervoor gezorgd dat je microfoon aanstaat (en een goede kwaliteit geluid heeft!) - en vervolgens zorg je ervoor dat je duidelijk en met zelfvertrouwen praat en je toonhoogte afwisselt. Las ook af en toe een pauze in. Dan kunnen je collega's in de call ook even op adem komen.

4. Kies je kleding bewust
Net als bij een face-to-face ontmoeting heeft de kleding die je draagt impact op de indruk die je achterlaat bij anderen. Dus; kies je kleding bewust. Geen tips over wat je dan aan moet trekken en wat niet; want dat mag je zelf weten. Zolang je er maar even bij hebt stilgestaan. Ok, één tip dan: een witte trui als je voor een witte muur zit? Niet doen. Je valt weg en je webcam heeft het moeilijk om het juiste contrast te vinden.

5. Gebruik visuele ondersteuning en wissel vooral ook af
Ga je iets presenteren? Dan weet je nu dat je je bewust kunt zijn van je non-verbale communicatie. Misschien ga je wel staan (of je zit op z'n minst rechtop), je houdt oogcontact door richting je camera te kijken (sleep je vensters dus slim over je beeldschermen!) en je varieert in je stemgebruik. Maar; er mist nog iets. Klopt: dat is visuele afwisseling. Je houdt je collega's scherp door ze niet alleen naar jou te laten kijken, maar ook af en toe een beeld te laten zien. Gebruik een virtueel whiteboard. Let op: de tip is hier dus niet om zodra het kan je scherm te delen en 55 minuten lang je PowerPoint in beeld te houden. Je collega's zien jou dan namelijk voortdurend als hééél klein vakje onderin beeld. Je snapt: alle tips die je net hebt gelezen hebben dan weinig zin. Afwisseling dus, daar gaat het om. En daarin ben jij als persoon onmisbaar.

6. Denk aan je achtergrond!
Hoe vaak heb je al iemands slaapkamer of washok in staan staren, op zoek naar dingen die eigenlijk niet in beeld zouden mogen? Vaak, waarschijnlijk. En waarschijnlijk heb je dan ook niet meer gehoord wat iemand aan het vertellen was. Kun je niks aan doen, want zo gaat dat nu eenmaal. Tip 6 is dus: wees je bewust van je achtergrond. Zorg ervoor dat je collega's een neutrale, opgeruimde omgeving zien. En ja dat is beter dan het 'blurren' van je achtergrond. Dat vertraagt namelijk je verbinding én de enige vraag die mensen nog bezig houdt is: 'wat zou er geblurd zijn?' En dat betekent ... afleiding.

7. En ja hoor daar issie: test je techniek
Er zijn weinig dingen zo storend als technische problemen. Een haperende internetverbinding (sluit je laptop altijd met een kabel aan op je modem!), korrelig beeld, een microfoon die het niet doet .. als je daar je overleg mee begint sta je meteen 2-0 achter. Wat ik hier probeer te zeggen: zie deze storingen of gebreken als ongewenste non-verbale afleidingen. Dus: zorg ervoor dat je de juiste middelen hebt (camera, microfoon, tweede scherm, bekabeld internet) en test alles ruim voordat de virtuele vergadering start.  

Dus. Non-verbale communicatie speelt ook online een belangrijke rol. Samen met dat wat je zegt: je verbale communicatie. Want; als je het inhoudelijk af laat weten kan ook je non-verbale handelen dat meestal niet meer redden. Zoals met zoveel dingen in het leven gaat het dus om de balans: een goed verhaal én een sterk bewustzijn van je non-verbale signalen. Lees de tips hierboven nog eens door en probeer binnenkort wat toe te passen in een virtuele vergadering. Laat me weten hoe het ging! 

Meer weten over non-verbale communicatie in een digitale wereld? Dan is mijn training misschien wel iets voor jou en je team. Enorm praktijkgericht: gericht op doen. Ontdek hier meer over de training non-verbale communicatie van SANDBOXcompany.

>| Je leest dit artikel in 5:00 minuten

De vergadering heeft zich verplaatst - maar niet weg uit je agenda. Integendeel. Het lijkt alsof we sinds maart 2020 meer vergaderen dan ooit. Dit herken je misschien: je vraagt een vriend of vriendin, familielid of collega hoe zijn of haar dag was (of stel die vraag eens aan jezelf!). Het antwoord? "Ik heb de hele dag in calls gezeten". Vaak aangevuld met iets als: "heel vermoeiend" of "en dan moet ik ook nog ergens mijn werk zien te doen". De denkfabriek waarover ik ruim een jaar geleden schreef ging met volle kracht online. Een denkfabriek is een organsiatie waar meer wordt gedacht, dan gedaan. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten virtueel gewoon door en komen vaak tot meer ideeën, dan resultaten. Dit kan zorgen voor een vreemde 'illusie van productiviteit' (spoiler: het 'doen van een call' is an sich​ niet productief!) - terwijl productiviteit ineens meer dan ooit in het geding lijkt. Ik roep dan ook op tot actie: neem het initiatief om ook online samen concrete resultaten op te leveren. En daarbij geef ik je tot slot een eenvoudig, direct toepasbaar advies om videovergaderingen expliciet anders te organisere: wijs minimaal één call per week aan als een doe-call.​ Lees verder.

Als je thuiswerkt kun je productief zijn als je intentioneel perioden achter elkaar en zonder onderbrekingen aan een taak werkt en daarmee een resultaat behaalt. Maar dat lukt niet altijd. Om allerlei redenen - maar tegenwoordig vaak vanwege een eindeloze stroom videovergaderingen. Ik zie overal dat videovergaderingen véél te véél ingezet worden en ze kosten véél te véél tijd en véél te véél kostbare energie. Al die beeldbelletjes worden door veel mensen dan ook als intensief en vermoeiend ervaren, volgens onderzoekers van de Stanford University en volgens mijn eigen observaties. Er is zelfs een woord voor: 'Zoom-Fatigue' - een soort mentale uitputting door al die virtuele vergaderingen. En er is veel bewijs dat als je mentaal uitgeput raakt - je minder gemotiveerd en efficiënt werkt. Dat eindeloze ge-videobel lijkt daardoor ook nog eens funest voor productiviteit, lees je in een artikel op Independent. Productiviteit die sowieso ook in Nederland al onder druk staat, zo blijkt uit recent onderzoek van TNO, doordat thuiswerkers zich in 2021 nog moeilijker kunnen concentreren dan in 2020.

>| Je leest dit artikel in 3:00 minuten

Je kunt er inmiddels met geen mogelijkheid meer omheen: artikelen over de do's en don'ts van online samenwerken, de valkuilen van samenwerken op afstand, de beste tips voor virtueel vergaderen, of hoe het dan ook genoemd wordt en wat de precieze insteek dan ook is. De strekking is meestal dezelfde: samenwerken op afstand is anders dan samenwerken op kantoor en daarom gelden er andere normen, waarden, regels en gebruiken. In dit artikel vat ik de belangrijkste inzichten kort voor je samen. Maar ik breek vooral een lans voor de online facilitator. Want die zorgt ervoor dat je zelf niet meer over al die do's en don'ts hoeft na te denken en dus gewoon resultaat kunt bereiken.   

Goed, ik zie dus al een paar weken tips en tricks voor samenwerken op afstand voorbij komen. De ene vanzelfsprekender en nuttiger dan de andere, maar de meeste inderdaad toch relevant om bij stil te staan. Zonder verder waardeoordeel: lees hieronder een samenvatting van adviezen die me opvielen.

Test je camera, microfoon en geluid
De meest voorkomende tips zijn praktisch. Zo ook de derde tip van een artikel op Harvard Business Review, voor je vertaald door het Algemeen Dagblad. Voordat je een overleg start via Zoom, Skype, Microsoft Teams (dé voorkeur van SANDBOXcompany vanwege de strakke beveiliging, heldere privacy richlijnen én eindeloze creatieve mogelijkheden) of waar dan ook; check of je camera, microfoon en geluid werken. Hoe je dat doet verschilt per laptop, besturingssysteem en tablet. Heb je geen idee? Begin dan bij je besturingssysteem en zoek in Google op: 'camera aanzetten Windows 10'. 

Laat je gezicht zien (oftewel: communiceer)
Als je dan je camera en microfoon getest hebt en alles werkt is een bijkomend voordeel - over het algemeen - dat je collega's je gezicht kunnen zien en je kunnen horen. Een uitgebreid onderzoek naar werk op afstand (Remote Work - Competencies and Motivation) uit 2019 geeft inzicht in 8 vaardigheden die stevig bijdragen aan succes in een virtuele werkomgeving. 'We zijn wat we delen' leest een artikel erover op Forbes. Dus zorg dat je in beeld bent, typ je gedachten, antwoord op anderen en stel vragen.

Zeg 'hallo'
"Je moet mensen zover krijgen dat ze zich comfortabel voelen om online dingen te delen die je normaal vertelt bij de koffieautomaat (...) ik zeg bijvoorbeeld heel bewust hallo tegen mijn collega's online" aldus Ines van Essen. Hallo!

Of het nu een telefonisch overleg is, een video-overleg of een hele dag van samenwerking-op-afstand: je team heeft een facilitator nodig. Period. Iemand die alle - en nog veel meer - van de tips hierboven kent en al zo vaak heeft toegepast dat alles soepel verloopt. Iemand die ervoor zorgt dat er een strak programma is waar het team zich aan houdt. Die de sfeer beïnvloedt en de optimale omstandigheden schept voor online samenwerking.

Bij SANDBOXcompany doen we dit voor je vanuit jarenlange ervaring en helemaal gericht op resultaat. Oftewel: jou en je teamleden optimaal online laten samenwerken aan het 'maken' van een resultaat. Ideeën bedenken kun je op andere manieren doen - wij zorgen ervoor dat je ze uitvoert. 

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

Je kent ze wel: van die groepsdiscussies waar geen besluit uit komt. Je zit al een half uur in een gezamenlijk gesprek over hetzelfde onderwerp en mensen roepen standpunten en meningen heen en weer. "Ik vind dat we die afbeelding écht groen moeten maken, want ..." tegen "Ja maar uit ervaring weet ik dat rood toch echt ...". Precies, dat werk. De voordelen van effectieve besluitvorming in groepen zijn talrijk: betere denkprocessen, meer 'buy-in' en betere besluiten in algehele zin. Maar toch leiden groepsdiscussies te vaak tot langdurende en soms oeverloze gesprekken waar uiteindelijk vrijwel niemand energie van krijgt. Daar kun je van alles aan doen. De tool die ik hieronder uitlicht is maar één van de instrumenten die ik gebruik. Maar; ik merk dat hij vaak heel goed werkt in de SANDBOX-teams die ik begeleid in het bereiken van resultaat. En om resultaat te bereiken moet je knopen doorhakken en besluiten nemen. En daar kan de door ons ontwikkelde 'Of/Of-Tool' soms nét het verschil maken.

De 'Of/Of-tool' is gemakkelijk te gebruiken in discussies waarin twee meningen over hetzelfde onderwerp tegenover elkaar staan. In het voorbeeld van hierboven: de kleur van de afbeelding. Een simpel voorbeeld om de tool toe te lichten. Lees hieronder precies hoe je de tool toepast - en waarom hij vaak zo lekker werkt.

We willen allemaal productiever zijn. Meer doen, minder praten. Dat vraagt om efficiënt (samen)werken, maar ook om optimale persoonlijke impact. Daadkrachtige lichaamshouding en lichaamstaal zijn in elke Agile werkomgeving onmisbaar. Met bewegingswetenschapper en vitaliteitsexpert Koen Baars heb ik twee direct toepasbare tips voor je. Kies je moment en probeer het.

Op je werk bepaalt non-verbale communicatie 70-80% van je impact op anderen. Een open houding heeft onder andere een positief effect op:

1. de effectiviteit van informatieoverdracht
   
2. de kwaliteit van teamwerk

Stel je maar eens voor hoe het voelt als je tijdens een demo of review een 'gesloten' publiek voor je hebt: armen over elkaar, op telefoon kijken, laptop voor zich. Doorbreek zelf dit patroon. Kies aankomende week een bijeenkomst waar je als experiment een open houding inneemt: mobiel weg, armen open en maak oogcontact met de spreker. En doe dat ook als je zelf weer een keer voor de groep staat.

Voldoende variatie in lichaamshouding is essentieel om rugklachten en Klachten aan Armen, Nek en Schouders (KANS-klachten) te voorkomen. Met name het onderbreken van lange zitmomenten zorgt ervoor dat je lekkerder in je vel zit. Dit effect kan zelfs groter zijn dat het gunstige effect van sporten voor- of na het werk. Dus get up, stand up, en werk binnenkort een ochtend één uur staand. En bouw het dan op. Wat dacht je van werken aan een sta-bureau, overleg in een staande houding of een uurtje staand werken met een tablet?

Natuurlijk hebben we veel meer concrete tips en adviezen voor je. Productief, daadkrachtig en energiek werken in een Agile omgeving vraagt om meer dan alleen 'gewoon' je werk doen. Het vraagt om een team waarin open feedback centraal staat. Het vraagt om bewustzijn van de werking van non-verbale communicatie en de impact van het vertellen van een strak verhaal tijdens stand-ups, demo's, reviews en retro's. Maar ook om een optimale afwisseling in beweging en lichaamshouding.

Wil je samen met jouw team ook beter gaan sprinten? Benader me dan! De workshops en trainingen van SANDBOXcompany helpen jou en je team verder.

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany