>| Je leest dit artikel in 5:00 minuten

De vergadering heeft zich verplaatst - maar niet weg uit je agenda. Integendeel. Het lijkt alsof we sinds maart 2020 meer vergaderen dan ooit. Dit herken je misschien: je vraagt een vriend of vriendin, familielid of collega hoe zijn of haar dag was (of stel die vraag eens aan jezelf!). Het antwoord? "Ik heb de hele dag in calls gezeten". Vaak aangevuld met iets als: "heel vermoeiend" of "en dan moet ik ook nog ergens mijn werk zien te doen". De denkfabriek waarover ik ruim een jaar geleden schreef ging met volle kracht online. Een denkfabriek is een organsiatie waar meer wordt gedacht, dan gedaan. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten virtueel gewoon door en komen vaak tot meer ideeën, dan resultaten. Dit kan zorgen voor een vreemde 'illusie van productiviteit' (spoiler: het 'doen van een call' is an sich​ niet productief!) - terwijl productiviteit ineens meer dan ooit in het geding lijkt. Ik roep dan ook op tot actie: neem het initiatief om ook online samen concrete resultaten op te leveren. En daarbij geef ik je tot slot een eenvoudig, direct toepasbaar advies om videovergaderingen expliciet anders te organisere: wijs minimaal één call per week aan als een doe-call.​ Lees verder.

Als je thuiswerkt kun je productief zijn als je intentioneel perioden achter elkaar en zonder onderbrekingen aan een taak werkt en daarmee een resultaat behaalt. Maar dat lukt niet altijd. Om allerlei redenen - maar tegenwoordig vaak vanwege een eindeloze stroom videovergaderingen. Ik zie overal dat videovergaderingen véél te véél ingezet worden en ze kosten véél te véél tijd en véél te véél kostbare energie. Al die beeldbelletjes worden door veel mensen dan ook als intensief en vermoeiend ervaren, volgens onderzoekers van de Stanford University en volgens mijn eigen observaties. Er is zelfs een woord voor: 'Zoom-Fatigue' - een soort mentale uitputting door al die virtuele vergaderingen. En er is veel bewijs dat als je mentaal uitgeput raakt - je minder gemotiveerd en efficiënt werkt. Dat eindeloze ge-videobel lijkt daardoor ook nog eens funest voor productiviteit, lees je in een artikel op Independent. Productiviteit die sowieso ook in Nederland al onder druk staat, zo blijkt uit recent onderzoek van TNO, doordat thuiswerkers zich in 2021 nog moeilijker kunnen concentreren dan in 2020.

>| Je leest dit artikel in 3:00 minuten

Je kunt er inmiddels met geen mogelijkheid meer omheen: artikelen over de do's en don'ts van online samenwerken, de valkuilen van samenwerken op afstand, de beste tips voor virtueel vergaderen, of hoe het dan ook genoemd wordt en wat de precieze insteek dan ook is. De strekking is meestal dezelfde: samenwerken op afstand is anders dan samenwerken op kantoor en daarom gelden er andere normen, waarden, regels en gebruiken. In dit artikel vat ik de belangrijkste inzichten kort voor je samen. Maar ik breek vooral een lans voor de online facilitator. Want die zorgt ervoor dat je zelf niet meer over al die do's en don'ts hoeft na te denken en dus gewoon resultaat kunt bereiken.   

Goed, ik zie dus al een paar weken tips en tricks voor samenwerken op afstand voorbij komen. De ene vanzelfsprekender en nuttiger dan de andere, maar de meeste inderdaad toch relevant om bij stil te staan. Zonder verder waardeoordeel: lees hieronder een samenvatting van adviezen die me opvielen.

Test je camera, microfoon en geluid
De meest voorkomende tips zijn praktisch. Zo ook de derde tip van een artikel op Harvard Business Review, voor je vertaald door het Algemeen Dagblad. Voordat je een overleg start via Zoom, Skype, Microsoft Teams (dé voorkeur van SANDBOXcompany vanwege de strakke beveiliging, heldere privacy richlijnen én eindeloze creatieve mogelijkheden) of waar dan ook; check of je camera, microfoon en geluid werken. Hoe je dat doet verschilt per laptop, besturingssysteem en tablet. Heb je geen idee? Begin dan bij je besturingssysteem en zoek in Google op: 'camera aanzetten Windows 10'. 

Laat je gezicht zien (oftewel: communiceer)
Als je dan je camera en microfoon getest hebt en alles werkt is een bijkomend voordeel - over het algemeen - dat je collega's je gezicht kunnen zien en je kunnen horen. Een uitgebreid onderzoek naar werk op afstand (Remote Work - Competencies and Motivation) uit 2019 geeft inzicht in 8 vaardigheden die stevig bijdragen aan succes in een virtuele werkomgeving. 'We zijn wat we delen' leest een artikel erover op Forbes. Dus zorg dat je in beeld bent, typ je gedachten, antwoord op anderen en stel vragen.

Zeg 'hallo'
"Je moet mensen zover krijgen dat ze zich comfortabel voelen om online dingen te delen die je normaal vertelt bij de koffieautomaat (...) ik zeg bijvoorbeeld heel bewust hallo tegen mijn collega's online" aldus Ines van Essen. Hallo!

Of het nu een telefonisch overleg is, een video-overleg of een hele dag van samenwerking-op-afstand: je team heeft een facilitator nodig. Period. Iemand die alle - en nog veel meer - van de tips hierboven kent en al zo vaak heeft toegepast dat alles soepel verloopt. Iemand die ervoor zorgt dat er een strak programma is waar het team zich aan houdt. Die de sfeer beïnvloedt en de optimale omstandigheden schept voor online samenwerking.

Bij SANDBOXcompany doen we dit voor je vanuit jarenlange ervaring en helemaal gericht op resultaat. Oftewel: jou en je teamleden optimaal online laten samenwerken aan het 'maken' van een resultaat. Ideeën bedenken kun je op andere manieren doen - wij zorgen ervoor dat je ze uitvoert. 

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

Je kent ze wel: van die groepsdiscussies waar geen besluit uit komt. Je zit al een half uur in een gezamenlijk gesprek over hetzelfde onderwerp en mensen roepen standpunten en meningen heen en weer. "Ik vind dat we die afbeelding écht groen moeten maken, want ..." tegen "Ja maar uit ervaring weet ik dat rood toch echt ...". Precies, dat werk. De voordelen van effectieve besluitvorming in groepen zijn talrijk: betere denkprocessen, meer 'buy-in' en betere besluiten in algehele zin. Maar toch leiden groepsdiscussies te vaak tot langdurende en soms oeverloze gesprekken waar uiteindelijk vrijwel niemand energie van krijgt. Daar kun je van alles aan doen. De tool die ik hieronder uitlicht is maar één van de instrumenten die ik gebruik. Maar; ik merk dat hij vaak heel goed werkt in de SANDBOX-teams die ik begeleid in het bereiken van resultaat. En om resultaat te bereiken moet je knopen doorhakken en besluiten nemen. En daar kan de door ons ontwikkelde 'Of/Of-Tool' soms nét het verschil maken.

De 'Of/Of-tool' is gemakkelijk te gebruiken in discussies waarin twee meningen over hetzelfde onderwerp tegenover elkaar staan. In het voorbeeld van hierboven: de kleur van de afbeelding. Een simpel voorbeeld om de tool toe te lichten. Lees hieronder precies hoe je de tool toepast - en waarom hij vaak zo lekker werkt.

We willen allemaal productiever zijn. Meer doen, minder praten. Dat vraagt om efficiënt (samen)werken, maar ook om optimale persoonlijke impact. Daadkrachtige lichaamshouding en lichaamstaal zijn in elke Agile werkomgeving onmisbaar. Met bewegingswetenschapper en vitaliteitsexpert Koen Baars heb ik twee direct toepasbare tips voor je. Kies je moment en probeer het.

Op je werk bepaalt non-verbale communicatie 70-80% van je impact op anderen. Een open houding heeft onder andere een positief effect op:

1. de effectiviteit van informatieoverdracht
   
2. de kwaliteit van teamwerk

Stel je maar eens voor hoe het voelt als je tijdens een demo of review een 'gesloten' publiek voor je hebt: armen over elkaar, op telefoon kijken, laptop voor zich. Doorbreek zelf dit patroon. Kies aankomende week een bijeenkomst waar je als experiment een open houding inneemt: mobiel weg, armen open en maak oogcontact met de spreker. En doe dat ook als je zelf weer een keer voor de groep staat.

Voldoende variatie in lichaamshouding is essentieel om rugklachten en Klachten aan Armen, Nek en Schouders (KANS-klachten) te voorkomen. Met name het onderbreken van lange zitmomenten zorgt ervoor dat je lekkerder in je vel zit. Dit effect kan zelfs groter zijn dat het gunstige effect van sporten voor- of na het werk. Dus get up, stand up, en werk binnenkort een ochtend één uur staand. En bouw het dan op. Wat dacht je van werken aan een sta-bureau, overleg in een staande houding of een uurtje staand werken met een tablet?

Natuurlijk hebben we veel meer concrete tips en adviezen voor je. Productief, daadkrachtig en energiek werken in een Agile omgeving vraagt om meer dan alleen 'gewoon' je werk doen. Het vraagt om een team waarin open feedback centraal staat. Het vraagt om bewustzijn van de werking van non-verbale communicatie en de impact van het vertellen van een strak verhaal tijdens stand-ups, demo's, reviews en retro's. Maar ook om een optimale afwisseling in beweging en lichaamshouding.

Wil je samen met jouw team ook beter gaan sprinten? Benader me dan! De workshops en trainingen van SANDBOXcompany helpen jou en je team verder.

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany