Voel jij je ook een 'kletswerker'? dan ZIJN JE verantwoordelijkheden niet HELDER

Dit is een door mij bewerkte foto van Markus Winkler, die ik vond op Unsplash

Om te stoppen met kletswerken zijn heldere verantwoordelijkheden essentieel om productief werk te kunnen doen (...)

>| Je leest dit artikel in 4:00 minuten

Kletswerkers zijn werknemers die hun dag meer vullen met gesprekken en minder met resultaten

Alles in de wereld gaat sneller en sneller en uitdagingen stapelen zich op. Tussen al die constante veranderingen en ontwikkelingen zijn de organisaties waar ik voor werk continu op zoek naar manieren om productiviteit en efficiëntie te verhogen. Keer op keer valt me daarin iets op: wat vrijwel overal te weinig aandacht krijgt is hoe belangrijk het is om elke werknemer in een organisatie minder te laten focussen op praten en juist meer op doen. En daarom voelen veel mensen zich nog altijd teveel kletswerkers: werknemers die hun dag meer vullen met gesprekken en minder met resultaten. In dit blog licht ik er één aspect uit om dat te veranderen: het scherp hebben van je verantwoordelijkheden.

Vergaderingen stelen tijd die je ook aan uitvoering zou kunnen besteden
Laten we eens beginnen met 'de vergadering'. Mensen binnen organisaties besteden een significant deel van hun tijd aan discussies, het bespreken van ideeën en het delen van meningen. En hoewel dat best nuttig kan zijn als het gaat over het bedenken van nieuwe plannen en ideeën, kan het ook vooral een complete tijdverspiller zijn. Vergaderingen moeten een duidelijk doel hebben. Is dat niet zo? Dan worden ze al snel non-productief en stelen ze bakken met tijd die medewerkers juist aan het afkrijgen van hun werk zouden moeten besteden. Ik las ergens dat tenminste 15% van de collectieve tijd in organisaties verspild wordt aan niet-productieve meetings en dat dit percentage voor managers zelfs ergens boven de 30% ligt. Niet normaal toch? Het is allemaal tijd die besteed zou kunnen worden aan het afkrijgen van belangrijke taken en projecten. Het doen​, dus. 

Praten over 'doen' in plaats van het 'daadwerkelijke doen'
​Net zo bizar is misschien wel het 'bespreken van het doen'. In veel organisaties besteden medewerkers veel tijd aan het voeren van gesprekken over hun werk, in plaats van het daadwerkelijk doen van hun werk. Met soms zelfs een gevoel van productiviteit daarbij - waarover ik eerder mijn blog 'de illusie van productiviteit' schreef. Je ziet dit 'gesprek over werk' vaak terug in al die talloze uren overleg en ontelbare e-mails die over en weer verstuurd worden, waarin dezelfde onderwerpen soms haast eindeloos herhaald lijken te worden. Dit is een vorm van kletswerk waar productiviteit enorm onder lijdt. Waarom? Omdat het alle tijd opeet die je anders aan het de echte uitvoering van werk zou kunnen besteden. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat de gemiddelde medewerker zo'n 28% van zijn of haar tijd per dag besteed aan het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Een gigantisch percentage.

​Het ontbreekt vaak aan heldere doelen en prioriteiten
Een belangrijke oorzaak van het overmatige 'kletsen' in organisaties is vaak een gebrek aan heldere doelen en prioriteiten. Je kunt het je vast ook wel voorstellen: als het niet helemaal helder is waar je aan moet werken en waarom dat is - moet je meer tijd besteden aan het bespreken en bediscussiëren van ideeën en plannen. En dat gaat dus ten koste van de actie. Door heldere doelen en prioriteiten vast te stellen kunnen organisaties hun medewerkers helpen om te focussen op dat wat belangrijk is. Tegelijkertijd zorgt dat ervoor dat er minder over gepraat hoeft te worden. En we met z'n allen gewoon weer ouderwets de uitvoering in kunnen. Mits je je verantwoordelijkheden kent, natuurlijk. 

Hoe scherper de verantwoordelijkheden, hoe minder kletswerkers

Want, waarvoor ben jij verantwoordelijk? Neem maar even een paar minuten om die vraag te beantwoorden. Hoe minder helder dat is, hoe meer je op zoek moet naar informatie en hoe meer je daar dus over moet praten en mailen. Als je je verantwoordelijkheden heel scherp hebt zul je waarschijnlijk meer eigenaarschap voelen over je taken en meer moeite steken in het uitvoeren ervan. Je neemt waarschijnlijk meer initiatief en toont meer pro-activiteit. Je laat je minder makkelijk verleiden tot praten, omdat je heel goed weet wat je moet doen. En welke samenwerking daar voor nodig is om de grotere organisatiedoelen te behalen. Om met z'n allen te ontsnappen uit de kletswerk-fuik moeten organisaties de verantwoordelijkheden van hun werknemers dus veel helderder formuleren. Het wordt dan ook makkelijker om voortang te bewaren en vast te stellen waar extra ondersteuning of middelen nodig zijn. Uiteindelijk verbetert dat de gehele performance en helpt het jou en je collega's bij het behalen van doelen. 

Tot slot ...
Dus; ben je ook zo klaar met kletswerken? Dan zijn heldere doelen en prioriteiten nodig. Op organisatieniveau, teamniveau en persoonlijk niveau. Want als dat duidelijk is; hoef je er niet meer naar op zoek in al die eindeloze vergaderingen en e-mails. Het maakt het ook mogelijk om verantwoordelijkheden vast te stellen. En dat maakt het weer veel duidelijker waar je mee aan de slag kunt. Samengevat: om te stoppen met kletswerken zijn heldere verantwoordelijkheden essentieel om productief werk te kunnen doen. 

---

Wist je dat het kraakhelder krijgen van doelen, prioriteiten en verantwoordelijkheden aan de basis ligt van de SANDBOX-werkmethode? Zodra je weet welk resultaat behaald moet worden, gaan we er mee aan de slag. We formuleren een doelstelling, bepalen van daaruit specifiek wat we wél (prioriteit) maar ook niet gaan doen, en voeren de taken die daaruit voortkomen uit met precies de goede teamleden. Lees hier meer over de SANDBOX-methode.