"Ik zit de hele dag in calls" en de illusie van productiviteit

"Na 'juist nu', 'samen' en 'in deze gekke tijd' is het inmiddels de uitspraak die ik het vaakst hoor: 'ik zit de hele dag in calls' ..."

>| Je leest dit artikel in 5:00 minuten

De vergadering heeft zich verplaatst - maar niet weg uit je agenda. Integendeel. Het lijkt alsof we sinds maart 2020 meer vergaderen dan ooit. Dit herken je misschien: je vraagt een vriend of vriendin, familielid of collega hoe zijn of haar dag was (of stel die vraag eens aan jezelf!). Het antwoord? "Ik heb de hele dag in calls gezeten". Vaak aangevuld met iets als: "heel vermoeiend" of "en dan moet ik ook nog ergens mijn werk zien te doen". De denkfabriek waarover ik ruim een jaar geleden schreef ging met volle kracht online. Een denkfabriek is een organsiatie waar meer wordt gedacht, dan gedaan. Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten virtueel gewoon door en komen vaak tot meer ideeën, dan resultaten. Dit kan zorgen voor een vreemde 'illusie van productiviteit' (spoiler: het 'doen van een call' is an sich​ niet productief!) - terwijl productiviteit ineens meer dan ooit in het geding lijkt. Ik roep dan ook op tot actie: neem het initiatief om ook online samen concrete resultaten op te leveren. En daarbij geef ik je tot slot een eenvoudig, direct toepasbaar advies om videovergaderingen expliciet anders te organisere: wijs minimaal één call per week aan als een doe-call.​ Lees verder.

Van vergaderkamer naar zoom-meeting: we praten online gewoon verder

Videovergaderen en de 'illusie van productiviteit'

Als je thuiswerkt kun je productief zijn als je intentioneel perioden achter elkaar en zonder onderbrekingen aan een taak werkt en daarmee een resultaat behaalt. Maar dat lukt niet altijd. Om allerlei redenen - maar tegenwoordig vaak vanwege een eindeloze stroom videovergaderingen. Ik zie overal dat videovergaderingen véél te véél ingezet worden en ze kosten véél te véél tijd en véél te véél kostbare energie. Al die beeldbelletjes worden door veel mensen dan ook als intensief en vermoeiend ervaren, volgens onderzoekers van de Stanford University en volgens mijn eigen observaties. Er is zelfs een woord voor: 'Zoom-Fatigue' - een soort mentale uitputting door al die virtuele vergaderingen. En er is veel bewijs dat als je mentaal uitgeput raakt - je minder gemotiveerd en efficiënt werkt. Dat eindeloze ge-videobel lijkt daardoor ook nog eens funest voor productiviteit, lees je in een artikel op Independent. Productiviteit die sowieso ook in Nederland al onder druk staat, zo blijkt uit recent onderzoek van TNO, doordat thuiswerkers zich in 2021 nog moeilijker kunnen concentreren dan in 2020.

​We zijn videobellen gaan zien als het 'afkrijgen van werk'
Helemaal opmerkelijk: uit onderzoek van Wundamail onder zo'n 20.000 thuiswerkers in Amerika en Engeland blijkt dat 42% van de mensen die wel eens inbelt op een videovergadering .... niet eens een bijdrage levert! Oftewel: voor een groot deel van de thuiswerkers zijn veel van die slopende videovergaderingen misschien wel nauwelijks van belang. En daar steek je dan verreweg de meeste uren van je dag in. Tuurlijk, Wundamail biedt zelf een oplossing voor dit probleem dus het onderzoek is niet onafhankelijk. Maar desalniettemin wel interessant als je het resultaat gebruikt om eens bij jezelf te rade te gaan: in hoeverre geldt hun constatering voor jou? Mogelijk nóg opmerkelijker: van de betrokken thuiswerkers in het onderzoek is 73% videobellen gaan zien als het 'afkrijgen van werk'. Wacht even: in de meeste videovergaderingen ben je aan het praten. En praten is géén doen. Weet je nog: doen is al het werk dat je uitvoert mét directe waarde voor je eindgebruiker of waarmee je het realiseren van die waarde heel dichtbij brengt. Praten is daar natuurlijk vaak voor nodig, maar zit meestal meer aan de kant van denken: al het werk dat je doet zónder directe waarde voor je eindgebruiker. Het lijkt dus alsof al die videocalls inmiddels een soort vreemde 'illusie van productiviteit' geven. Als een soort 'tick-in-the-box': 'hoppa, weer een videocall afgehandeld'. De vraag is alleen: 'wat-heeft-die-videocall-concreet-opgeleverd-voor-je-eindgebruiker?'. Geen antwoord? Dan beleef je misschien ook wel die illusie van productiviteit en is het tijd om iets te veranderen.

Veel thuiswerkers zijn videobellen gaan zien als het 'afkrijgen van werk' (...) het lijkt dus alsof al die videocalls inmiddels een soort vreemde illusie van productiviteit​ geven

'Concreet resultaat' en de check op zintuiglijke waarneembaarheid

Een illusie van productiviteit kan ontstaan als je vooral veel werk doet waar geen concreet resultaat uit voortkomt maar het doen van dat werk je toch het idee geeft dat je iets hebt bereikt. Een concreet resultaat is iets dat je gemaakt hebt en zintuiglijk waarneembaar is (of juist niet meer, als je bijvoorbeeld een storing verhelpt): je kunt het (niet meer) horen, zien, ruiken, proeven of voelen. En je bent productief geweest als je zo'n concreet resultaat - hoe groot of klein ook - bereikt. Een paar willekeurige voorbeelden van concrete resultaten: het is een gebakken taart thuis in de keuken, een doorgebroken muur voor een bouwvakker, een gerepareerde leiding voor een loodgieter, een kind dat vooruitgang laat zien voor een intensivist op een kinder-intensive care, een verbeterd touchpoint voor een customer experience consultant en een opgeleverde klantbrief voor een redacteur. 'Ja ho eens', zul je misschien zeggen, 'als ik na een ijzersterke brainstormsessie de zoom-call verlaat met allemaal nieuwe ideeëen in mijn hoofd is dat voor mijzelf een wel degelijk waarneembaar resultaat'. Ja, min of meer. Maar je klant of eindgebruiker merkt daar nog niets van. Stel je de situatie eens voor waarin dat keer op keer zo gaat. Je belt van brainstorm naar brainstorm, zoomed van creatieve sessie naar creatieve sessie en rammelt van klankbord door naar klankbord. Allemaal - hopelijk maar wel tot op zekere hoogte - belangrijke en nodige stappen op de weg naar resultaat. Soms heb je die videovergadering namelijk gewoon nodig om vervolgens met je team een stap in de richting van een concreet resultaat te kunnen zetten. Maar doe deze check eens: leg al je activiteiten op een dag tegen de meetlat van de definitie van 'concreet resultaat' die ik hierboven noemde - hoeveel zintuiglijke waarneembaarheid stel je vast? En waar ontdek je juist die illusie van productiviteit? Het is tijd om het volgende niveau van videovergaderen te bereiken.

Neem het initiatief om ook in videovergaderingen concrete resultaten te behalen

Dus; zit jij ook al een jaar lang 'de hele dag in calls'? Dan is de kans groot dat je daar wel eens helemaal gek van wordt. De hele dag achter een scherm zitten kletsen is gewoon hartstikke intensief. Maar je kunt er ook gek van worden omdat al die calls vaak maar tot een beperkt aantal concrete resultaten leiden. Uit een onderzoek-vóór-corona-tijd (met de mooie titel 'stop the meeting madness') weten we dat 65% van de werknemers vindt dat vergaderingen ze weerhouden van het afkrijgen van hun eigen werk. Dat zal virtueel niet veel anders zijn. Helemaal als zoals het onderzoek van Wundamail aantoont inbellen vaak niet gepaard gaat met het leveren van een concrete bijdrage, of die bijdrage vooral bestaat uit praten. Maar: tegelijkertijd voelt het gek genoeg soms ook opgeruimd als je weer een dag aan videovergaderingen achter de rug hebt: 'zo, dat zit er weer op!'. Maar juist daar vind je die geniepige illusie van productiviteit: het aaneengesloten afwerken van videovergaderingen staat an sich niet gelijk aan het behalen van resultaat. Weet je nog; concreet resultaat is iets dat zintuiglijk (of juist niet meer!) waarneembaar is. Zijn we dan met z'n allen helemaal en voor altijd virtueel verloren? Nee, natuurlijk niet. En moeten we direct stopen met beeldvergaderen? Nee, natuurlijk niet. Maar productief zijn in videovergaderingen vraagt wel om inititatief in het expliciet anders organiseren van diezelfde videovergaderingen. Dat kan uiteraard op allerlei manieren. Hieronder alvast één tip.

Met 'doe-calls' doorbreek je stap voor stap de illusie van productiviteit, word je dus daadwerkelijk productiever en ga je je nog fitter en energieker voelen ook

Scheid de videovergaderingen waarin je 'denkt' expliciet van die waarin je  'doet'

Om te beginnen is en blijft het essentieel om vooral te sturen op door klanten gewaardeerd resultaat, en minder op aanwezigheid in virtuele vergaderingen of op het opleveren van nieuwe ideeën. Hoe meer deze sturing ervaren wordt, hoe meer teams uiteindelijk ook virtueel manieren zullen vinden om dat resultaat te bereiken. En: hoe minder zinloze en hoe meer zinvolle videovergaderingen er zullen zijn. Dit artikel is dan ook geen pleidooi tegen videobellen. Integendeel! Want ik weet als geen ander dat je op afstand minstens zo productief kunt zijn als fysiek bij elkaar - met veel minder reistijd. De kunst is om ook uit videovergaderingen concrete resultaten te laten komen: dat wat zintuiglijk waarneembaar is en de illusie van productiviteit doorbreekt. Over hoe je dat doet vertel ik je graag meer in een persoonlijk contact of in andere blogs (met de SANDBOX-werkmethode ondersteun ik remote teams naar ultieme productiviteit), maar een allereerste essentiële stap in de goede richting is er één die je direct zelf kunt implementeren: wijs per week één videovergadering aan als 'doe-call'. Oftewel: een videocall met je collega's waarin je samen aan de slag gaat met het opleveren van een concreet resultaat. Waarin je iets gaat maken​. Want door een videovergadering expliciet als 'doe-call' aan te wijzen zet je al de eerste stap op weg naar productviteit: je werkt met intentie​.

In een 'doe-call' ben je productief met intentie

Om productief te zijn en werk af te krijgen is het stellen van doelen alleen niet genoeg. Net zo belangrijk en misschien wel belangrijker is het dat je werkt met intentie​. Waarom? Vooral omdat doelen altijd in de toekomst liggen en gaan over wat je uitiendelijk wil bereiken en intentie bepaalt wat je nu​ van plan bent om te doen. Productief zijn gaat er wat mij betreft dus ook niet alleen maar om dat je uitsluitend méér en sneller wil, maar dat je eerst de belangrijkste taken kiest en die doelbewust en intentioneel afhandelt. En dat dan uiteraard het liefst wat vaker en sneller. Het is één van de uitgangspunten van de SANDBOX-aanpak: eerst samen verhelderen wat je gaat doen (en wat ook niet ...) zodat je daarna veel efficiënter daadwerkelijk kunt doen​. Terug naar de videovergadering: door elke week één doe-call aan te wijzen schep je alvast de juiste voorwaarde: de intentie is dat je in die call met elkaar gaat werken aan een concreet resultaat. Je verkleint daarmee al bij voorbaat de kans dat je wéér resultaatloos vergadert, zoals in denkfabrieken nog zo vaak gebeurt. Om de doe-call vooraf ook de juiste structuur te geven bepaal je zo specifiek mogelijk wat je aan het eind van de call opgeleverd wil hebben dat zintuiglijk waarneembaar is, en hoe je dat voor elkaar gaat krijgen. Denk klein en concreet: is het de eerste alinea van een nieuwe direct-mail voor klanten, uitgewerkt in een Word document, doordat één collega typt en de anderen hun expertise delen? Maak dat dan tot de opdracht die je met elkaar in de doe-call gaat uitvoeren. Probeer het één keer per week, om te beginnen. En bouw je doe-calls dan verder uit. Videovergaderingen waaruit geen concreet resultaat komt blijven uiteraard ook bestaan - maar met doe-calls verbeter je de balans en doorbreek je stap-voor-stap de illusie van productivteit, word je dus daadwerkelijk productiever en ga je je nog fitter en energieker voelen ook. Job done​. 

- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany

---

Wil je weten hoe de SANDBOX-aanpak voor jouw team kan werken? Ben je geïnteresseerd in voorbeelden, referenties, of wil je gewoon een keer sparren over de mogelijkheden? Zoek je een opschuddende spreker voor je evenement? Laat het me weten​!

​SANDBOXcompany bestaat ruim drie jaar. De SANDBOX-methode pas ik al langer toe – die ontwikkelde ik vijf jaar geleden. Het doel: zoveel mogelijk teams naar resultaat helpen in pop-up virtuele en fysieke SANDBOX-uitvoeringen. Ik heb daardoor heel veel daadkrachtige mensen in actie gezien. En daarnaast heb ik in de afgelopen jaren ook veel mensen gesproken over het doen van hun werk – en wat daarin de balans is tussen 'denken' en 'doen'. Ik maak daar nu zo'n vijf jaar lang notities van. En die verwerk ik tot blogs en artikelen.