Handig: de 'Of/of' tool om in groepsdiscussies besluiten te nemen en knopen door te hakken

Je kent ze wel: van die groepsdiscussies waar geen besluit uit komt. Je zit al een half uur in een gezamenlijk gesprek over hetzelfde onderwerp en mensen roepen standpunten en meningen heen en weer. "Ik vind dat we die afbeelding écht groen moeten maken, want ..." tegen "Ja maar uit ervaring weet ik dat rood toch echt ...". Precies, dat werk. De voordelen van effectieve besluitvorming in groepen zijn talrijk: betere denkprocessen, meer 'buy-in' en betere besluiten in algehele zin. Maar toch leiden groepsdiscussies te vaak tot langdurende en soms oeverloze gesprekken waar uiteindelijk vrijwel niemand energie van krijgt. Daar kun je van alles aan doen. De tool die ik hieronder uitlicht is maar één van de instrumenten die ik gebruik. Maar; ik merk dat hij vaak heel goed werkt in de SANDBOX-teams die ik begeleid in het bereiken van resultaat. En om resultaat te bereiken moet je knopen doorhakken en besluiten nemen. En daar kan de door ons ontwikkelde 'Of/Of-Tool' soms nét het verschil maken.

Zo gebruik je de 'Of/Of-tool' om knopen door te hakken in groepsdiscussies

De 'Of/Of-tool' is gemakkelijk te gebruiken in discussies waarin twee meningen over hetzelfde onderwerp tegenover elkaar staan. In het voorbeeld van hierboven: de kleur van de afbeelding. Een simpel voorbeeld om de tool toe te lichten. Lees hieronder precies hoe je de tool toepast - en waarom hij vaak zo lekker werkt.

Pak een leeg A3 vel en teken de 'Of/Of' verdeling. Zoals je ziet biedt deze tool ruimte voor twee meningen per onderwerp, in dit geval 'kleur van de afbeelding'. Bij complexere discussies gebruik je dus niet de Of/Of tool.

​​Instructies

Herken een groepsdiscussie waarin de groep niet verder komt doordat meningen over een onderwerp verdeeld zijn over twee assen: groen en rood. De 'Of/Of' tool kan ingezet worden door de facilitator van de groepsdiscussie. Als die er niet is kan een willekeurige deelnemer de tool inzetten - zolang onderstaande spelregels maar worden nageleefd. Het doel is om de discussie te pauzeren door beide standpunten zichtbaar voor iedereen te noteren en het onderwerp daarna even te laten rusten. Op die manier kan de groep verder met een volgend onderwerp en blijft de discussie 'bewaard'. Als het de groep lukt om op enkele andere vlakken voortgang te boeken keer je terug naar de discussie op het 'Of/Of' vel. Je vraagt of er nu wel een gedeelde keuze gemaakt kan worden. Zo niet? Dan laat je de groep stemmen. Leidt dit tot een gelijkspel? Dan beslist de 'gelijkspelbeslisser' die op toevalsbasis aangewezen is.

Doelen

• Ruimte maken voor voortgang ​op ander werk door een groepsdiscussie te pauzeren
• ​Een groepsdiscussie kalmeren door discussiepunten te noteren en eerst verder te gaan met iets anders
• Een keuze maken door later op het onderwerp terug te komen en eventueel groepsleden te laten stemmen

Voorbereiding​

• ​Pak een leeg A3 vel (of groter) en teken de 'Of/Of' verdeling zoals op de afbeelding
• Pak het aantal post-its dat gelijk is aan de grootte van de groep en schrijf op elke post-it een vanaf 1 oplopend getal tot op elke post-it een ander getal staat (1, 2, 3, 4, 5 ... bij vijf deelnemers). Bepaal voor jezelf welk nummer correspondeert met de rol van 'gelijkspelbeslisser' en noteer dit bijvoorbeeld in je telefoon.

​Uitvoering

1. Herken een discussie waarin de groep blijft hangen op twee tegenstrijdige meningen over één onderwerp.
2. ​Pauzeer de groepsdiscussie. Bijvoorbeeld door te zeggen: "Ik merk dat dit een keuze is waar we goed over na moeten denken"
3. Introduceer de 'Of/Of-tool'. Bijvoorbeeld door te zeggen: "Als ik het goed hoor zijn er twee standpunten: een groene afbeelding of een rode afbeelding. Het is dus of/of. Zo noteer ik het voor nu ook op dit vel"
4. Leg uit​ dat de discussiepunten op het vel blijven staan en je er op een later moment op terugkomt om dan de keuze te maken. Zeg bijvoorbeeld: "Voor nu laten we dit onderwerp even rusten. Maar; we komen er straks op terug en dan nemen we een besluit".
5. Ga verder met ander werk en laat de groep daarop voortgang boeken.
6. Keer terug naar het 'Of/Of' vel als je na enige tijd voortgang hebt geconstateerd. Het is aannemelijk dat de groep er ook qua energie nu weer beter voorstaat. Ook kan door 'voortschrijdend inzicht' nu blijken dat iedereen groen toch beter vindt. Vaak wordt daarom op dit moment een keuze gemakkelijker gemaakt. Zeg bijvoorbeeld: "Laten we even terugkeren naar het onderwerp op het Of/Of vel - het lukt ons misschien om nu een keuze te maken". Sluit af als een keuze gemaakt is en laat de groep verder gaan met ander werk.
7. Bestaat er nog steeds teveel meningsverschil? Laat de groep dan stemmen. Wijs eerst één 'gelijkspelbeslisser' aan. Dat doe je door elk van de groepsleden een post-it met een nummer te laten pakken. Degene die het nummer pakt dat correspondeert met de rol van 'gelijkspelbeslisser' krijgt de rol. Die persoon krijgt bij een gelijkspel in stemmen dus eigenlijk een tweede stem. Deel stiften of stip-stickers uit en laat iedereen zijn of haar stem toekennen aan de ene 'of' of de andere 'of'. De meeste stemmen gelden.

---

De 'Of/Of-tool' is bedoeld om groepen te helpen bij het maken van een keuze. Want zonder keuzes, geen resultaat. En zonder resultaat is je werk niet af. En laat het nou de bedoeling zijn van de SANDBOX-aanpak om teams te ondersteunen in het afkrijgen van hun werk. Wil je meer lezen over wat de SANDBOX-methode voor jouw organisatie of jouw team kan betekenen? Lees gerust verder op onze website!

​- Arjan Doevendans, SANDBOXcompany